הפקת חשבוניות מס

בשעה טובה ביצעת את העסקה הראשונה והגיע העת לחייב את הלקוח ולהפיק לו חשבונית מס. נושא הפקת חשבוניות מס ללקוח מחולק מבחינת חוק מע”מ (בחלוקה גסה) לעסקים המדווחים על הכנסותיהם על בסיס מזומן ולכאלו המדווחים על הכנסותיהם על בסיס מצטבר.

מהי חשבונית מס וכיצד מפיקים

דיווח על בסיס מזומן משמעותו – הפקת חשבונית מס תתבצע רק לאחר קבלת התשלום מהלקוח וכפועל יוצא העסק אינו צריך לממן את המע”מ עד לקבלת התשלום בפועל, כלומר חיוב הלקוח נעשה במסמך הנקרא חשבון – עסקה ( שהוא מעין תעודת חיוב ) שנשלח ללקוח ואינו מחייב תשלום מע”מ וגם הלקוח לא רשאי להתקזז על מע”מ בגינו.
רק לאחר קבלת התשלום מהלקוח מופקת חשבונית מס ( עד 14 יום מיום התקבול ), זאת בניגוד למצב בו העסק נדרש לדווח על בסיס מצטבר – כלומר העסק מפיק חשבונית מס וחייב בתשלום המע”מ ב 15 לחודש הבא כאשר יכול להיווצר מצב בו את התקבול בפועל ( כולל המע”מ ) הוא יקבל רק לאחר חודשיים – שלושה.

בנוסף נקבע בחוק מס ערך מוסף כי הקונה / הלקוח לא ידרוש הפקת חשבוניות מס לפני פירעון התשלום אם מדובר בתשלום למי שחל עליו דיווח לפי בסיס מזומן כאמור לעיל. דרישה כזו כיום היא עבירה פלילית הגוררת קנס של 9,600 שקל או מאסר בן שלושה חודשים. חשבונית מס היא מסמך מסחרי הכולל פרטים ( כגון פרטים של מוציא החשבונית, כמות ומחיר של המוצר או השירות שסופקו ) על עסקה שהתבצעה בין מוכר לקונה ובין נותן שירות למקבלו. רק עוסק הרשום כעוסק מורשה על פי חוק מע”מ רשאי בפעולה של הפקת חשבוניות מס, על כן עוסק פטור אינו מורשה לפעולת הפקת או הוצאת חשבונית מס.

על פי סעיף 46 לחוק מע”מ, על חשבונית מס לצאת בתוך 14 יום ממועד החיוב במס. אם העסקה פטורה ממע”מ, יש חשבונית מס במועד שבו היה צריך להוציאה אילו הייתה חייבת במס.

הפקת חשבוניות מס על ידי הנהלת חשבונות

חשבונית מס היא למעשה המסמך היחידי המוכר לצורכי רשויות מע”מ המשמש את העוסק מוציא החשבונית בדיווח העסקה ואת העוסק רוכש המוצר או השירות בהתחשבנות מולם לעניין קיזוז תשומות. הפקת חשבוניות מס מהווה את האסמכתא לקבלת המע”מ בחזרה ( החזר מס תשומות ) ובלעדיה לא ניתן לקבל בחזרה את המע”מ ששולם. בד בבד, מפיק חשבונית מס חייב בדיווח העסקה ובתשלום המע”מ בגינה לרשויות מע”מ.

על פי סעיף 9א לתקנות מס ערך מוסף ( ניהול פנקסי חשבונות ), התשל”ו-1976, על חשבונית מס להכיל את הפרטים הבאים:
1. שם העוסק המורשה
2. מענו
3. את הכותרת ‘חשבונית מס’
4. את המילים ‘עוסק מורשה’ ואת מספר הרישום במשרדי מע”מ
5. את המילה ‘מקור’ (אלא אם מדובר בהעתק)
6. תאריך
7. מספר תעודת המשלוח ותאריכה (אלא אם החשבונית נערכה במועד משלוח הטובין)
8. שם הלקוח ומענו (ישנם מקרים מסוימים שבהם פרטים אלה אינם נדרשים)
9. תיאור הטובין או השירות
10. היחידה שלפיה נמדדת הכמות
11. הכמות וסכום החשבונית
חוץ מסכום חשבונית המס שכולל מע”מ, יש לפרט את סכום חשבונית המס ללא המע”מ ואת סכום המע”מ בנפרד. על החשבוניות להיות ממוספרות. הוצאת חשבונית המס יכולה להיעשות ידנית (באמצעות פנקס חשבוניות מודפס), או באמצעות תוכנה. כמו כן, חשבונית צריכה להיות חתומה בידי העוסק.
חשבונית מס אשר לא הופקה כהלכה, שחסרים בה אחד מהנתונים כאמור או יותר, או שהנתונים בה אינם מדויקים או מלאים, לא תיחשב חשבונית שהוצאה כדין, תיפסל על ידי רשויות מע”מ והעוסק לא יורשה לקזז את מס התשומות בגינה. הפקת חשבוניות מס יכולה להיות מפנקס ידני אבל מומלץ ביותר להיעזר בתוכנה.

תוכנה להפקת חשבוניות מס ממוחשבות

במידה והעסק משתמש בתוכנת ERP הפקת חשבונית מס היא הליך מורכב יותר ש “סוגר” הליך שלם שהחל בהצעת מחיר ללקוח, ממשיך בתעודות משלוח או חשבוניות חיוב שאושרו על ידי הגורם המתאים בעסק ונגמר בהפקת חשבוניות מס באופי של חשבוניות ממוחשבות שהם המסמכים הסופיים אשר מרכזים את המסמכים הקודמים למסמך אחד המופק ונשלח ללקוח.

הפקת חשבוניות מס ממוחשבת בפני עצמה אמורה להתייחד לגורם בעסק המכיר את כל ההליך והוא היחיד המוסמך להפיק חשבוניות מס , לבטלן או להפיק חשבונית מס זיכוי.
היות והפקת חשבונית מס היא היוצרת את תזרימי המזומנים העתידיים של העסק חשוב מאוד כי רק גורם בכיר במחלקת הנהלת החשבונות יהיה מוסמך להפיקן וזאת מתוך הבנה כי חשובה ביקורת על כל ההליך מתחילתו ועד סופו על מנת לוודא חיוב נכון של הלקוח. חשבוניות מס ממוחשבות בסופו של דבר יעזרו לארגון, ייעול והתנהלות נכונה של בית העסק.

הנהלת חשבונות כפולה לחברות ועסקים

מטרתה של מערכת הנהלת החשבונות היא לייצר מידע על מנת להשתמש בו בניהול העסק וקבלת החלטות. המידע אמור להפיק את כלל פעילות העסק – הכנסות והוצאות, תקבולים ותשלומים. הנהלת חשבונות כפולה באה לתת את התשובה לכך.

ראשית יש לדעת את ההתייחסות בחוק לעניין

הדרישה בחוק לגבי הנהלת חשבונות כפולה

1. חוק החברות התשנ”ט – 1999 קובע בסעיף 172 (א) כדלקמן:

“….. חברה……תערוך לכל שנה דוחות כספיים שיכללו מאזן ליום 31 בדצמבר…… ודוח רווח והפסד לתקופה של שנה שהסתיימה באותו יום…………

סעיף 154 קובע החוק “……..חברה תמנה רואה חשבון מבקר שיבקר את הדוחות הכספיים שלה ויחווה את דעתו עליהם…. ”

כלומר, בניגוד לעוסק מורשה שרשאי להכין רק דוח רווח והפסד הרי חברה בע”מ חייבת בהגשת מאזן והגשת מאזן כרוכה בהנהלת חשבונות כפולה ומכאן שהנהלת חשבונות לחברה בע”מ תהיה תמיד הנהלת חשבונות כפולה כבר מהשקל הראשון של ההכנסה.

2. בפקודת מס הכנסה ההתייחסות מורכבת יותר.

בהוראות ניהול ספרים נקבעת ההוראה עבור הנהלת חשבונות כפולה בהתייחס לסוג העיסוק, מחזור העסק ולמספר העובדים המועסקים.

ככל שמחזור העסק גדול יותר ומספר העובדים גדל ובהתאם לסוג העיסוק העסק יידרש בשירותי הנהלת חשבונות כפולה לחברות. מה הכוונה? עוסק מורשה לא חייב בהנהלת החשבונות הכפולה החל מהשקל הראשון (כמו חברה). רק עם הגידול במחזור ומספר העובדים מס הכנסה דורש (בגלל הגידול בפעילות) הנהלת חשבונות כפולה לחברות ולא מסתפק בהנהלת חשבונות חד צידית. לדוגמא:

• יצרן שמחזור עסקו עולה על 9,200,000 ₪.
• יצרן שמחזור עסקו עולה על 3,450,000 ₪ או מעסיק מעל 18 עובדים.
• סיטונאי שמחזור עסקו עולה על 9,200,000 ש”ח או מעסיק 6 עובדים ומעלה.
• סיטונאי שמחזור עסקו עולה על 3,450,000 ₪ או מעסיק 4 עובדים ומעלה.
• קמעונאי שמחזור עסקו עולה על 3,450,000 ₪ או מעסיק 7 עובדים ומעלה.
• קבלנים שמחזור עסקם עולה על 3,450,000 ₪ ללא קשר למספר עובדים.
• בעל בית ספר לנהיגה שיש לו הכנסה מהפעלת 5 כלי רכב ללימוד נהיגה ומעלה.
• בעל בתי ספר שמספר התלמידים בו עולה על 150 תלמידים.
• סוחרי מקרקעין שמחזור עסקם + ערך המלאי עולים על 10,350,000 ₪.
• מתווכי מקרקעין שהכנסתם מעמלות עולה על 560,000 ₪.
• ועוד’.

המחזור הוא מחזור כולל מע”מ השנה הקודמת. מספר עובדים כולל בעל העסק ומדובר במשרות מלאות.

3. עמותה חייבת בהנהלת חשבונות כפולה בכפוף לפקודת מס הכנסה – מעל מחזור של 500,000 ₪, מבחינת חוק העמותות החובה חלה רק מעל מחזור של 750,000 ₪. המשמעות אומרת בעצם שעמותה שמגישה דוחות למס הכנסה תנהל הנהלת חשבונות כפולה החל ממחזור של 500,000 ₪ לשנה

עד כאן הדרישות הקבועות בחוק.

מעבר לדרישות בחוק עולה השאלה מה היתרונות של הנהלת חשבונות כפולה לעומת הנהלת חשבונות חד צידית?

 

יתרונות של הנהלת חשבונות כפולה לחברות

ניקח דוגמא של הוצאת חשבונית ללקוח. בעוסק מורשה נרשמת בהנהלת החשבונות פקודת יומן אחת של הכנסה. בהנהלת חשבונות של חברה בע”מ נרשמות 3 פקודות יומן

1. הכנסה
2. קבלה כשהכסף התקבל
3. הפקדה מהקופה לבנק

כלומר, הנהלת חשבונות כפולה נותנת מידע לא רק על חוב הלקוח מול חשבונית אלא האם הוא גם שולם? ( קבלה ) להיכן התקבל התקבול? ( קופה ) ולהיכן התקבול הופקד? ( בנק ).

כלומר, באצעות הנהלת חשבונות כפולה יש ניהול נוסף ומורכב (ניהול שלא קיים בהנהלת חשבונות חד צידית) של כל מערך הלקוחות, ספקים, עובדים, בנקים, קופות, כרטיסי אשראי ועוד’. כתוצאה מהנהלת החשבונות הכפולה קל יותר לנהל תזרים מזומנים, לגבות כספים מלקוחות, לשלם לספקים, לערוך התאמות מול הבנק, לקבל מאזן של חובות לקוחות, ספקים וכיוב’

הנהלת חשבונות לעמותות

מהי עמותה מעצם הגדרתה

עמותה היא סוג של תאגיד המורכב מקבוצה של בני אדם (לפחות 2, על מנת לפתוח תיק ברשויות המדינה לפחות 7) או תאגידים אחרים אשר חברו למען מטרה מסוימת ( לרוב מטרה ציבורית ) ונרשמו בפנקס העמותות על ידי רשם העמותות שבמשרד המשפטים.

לחברים בעמותה אין מטרה כלכלית מעצם החברות בעמותה גם אם חלק מפעולות העמותה יכולות להיות מטרות עסקיות ( שוליות למטרה העיקרית של העמותה שאינה למטרת רווח ). פעולתן של עמותות מוסדרת באמצעות חוק העמותות התש”ם – 1980. במידה ועמותה מעוניינת לקבל ” אישור ניהול תקין ” מרשם העמותות, עליה לעמוד ( מעבר לדרישות הבסיסיות הקבועות בחוק העמותות ) גם בהנחיות להתנהלות עמותות אשר פורסמו על ידי רשם העמותות.

על עמותה המסווגת במס הכנסה כ ” מוסד ציבורי ” ובעלת מעמד מכוח סעיף 46 לפקודת מס הכנסה ( זיכוי במס בגין תרומה ) יחולו הוראות רשויות המס ובעיקרן חוזר מס הכנסה 9/2015  ” קווים מנחים להחלת סעיף 46 לפקודת מס הכנסה “.
חשוב להבין כי דווקא התנהלות כעמותה צופן בחובו דרישות רגולטוריות נוקשות שמטרתן לוודא כי ניהול עמותה אינו נעשה למטרות אישיות תוך ניסיון להימלט מתשלומי מס אלא מטרה ציבורית ראויה כאשר במסגרת העמותה חלות הוראות ברורות מאוד.

 

 

להלן חלק מההוראות (במסגרת ניהול תקין)

1. על עמותה לפתוח חשבון בנק ולהפקיד את כספיה רק בו. במידה ויש לעמותה כמה פרויקטים לכל פרויקט יש לפתוח חשבון בנק בנפרד.
2. במידה ועמותה מחזיקה כרטיס אשראי לא מוגבל בסכום הרי יש לפתח לכרטיס האשראי חשבון בנק בנפרד.
3. על עמותה להימנע מתשלומים במזומן למעט הוצאות מקופה קטנה ורק בסכומים קטנים.
4. המחאה של עמותה חייבת להיות למוטב בלבד. אין להחזיק המחאות חתומות מראש שעליהן יש להוסיף רק את שם המוטב.
5. השימוש בכרטיס אשראי יוגבל רק להוצאות המותרות במסגרת קופה קטנה ובמסגרת סכומים מוגבלים. במידה ויש כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית הרי יש לפתוח חשבון בנק ייעודי.
6. חל איסור לשלם שכר העולה על הסביר. חל איסור להעסיק קרובי משפחה של חברי ועד, דירקטור, חבר ועדת בקורת.
7. קיים שיעור מירבי להוצאות הנהלה וכלליות. ועוד הגבלות רבות ונוקשות אחרות

איך הנהלת חשבונות לעמותות נכנסת לסיפור

ההגבלות מביאות לכך שתהליך הנהלת חשבונות לעמותות הנו מורכב יותר מאשר לעוסק מורשה או חברה / חברה בע”מ וממנהל החשבונות נדרש ידע רב בניהול הנהלת חשבונות לעמותות.

• סעיף 35 לחוק העמותות קובע כי עמותה חייבת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ונאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי של העמותה ולדאוג לרישום פעולותיה הכספיות בהתאם להוראות ניהול ספרים של מס הכנסה.
• מלבד הנחיות רשם העמותות הנוגעות לחיוב החל על העמותה בנוגע לניהול מערכת הנהלת חשבונות לעמותות, ישנם הנחיות נוספות של החשב הכללי הנוגעות לגופים נתמכים לפי סעיף 3א’ לחוק יסודות התקציב.
• הנחיות אלה קשורות להנחיות החשב הכללי לקבלת תמיכות וכן לאופי הפעילויות של העמותה הנתמכת והצגת ביטוי נאות במערכת הנהלת החשבונות.

בעיקרון ניתן לחלק את הנהלת החשבונות לעמותות ל 2 שיטות עיקריות:
(*) יש הבדל בהוראות החלות על עמותות בין רשות המיסים לרשם העמותות לעניין המחזורים המחייבים בהנהלת חשבונות חד צדית או כפולה.

 

2 שיטות עבור הנהלת חשבונות לעמותות

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה חד צידית

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה חד צידית אומרת שעל עמותה אשר מחזורה השנתי נמוך מ 750,000 ₪ ( מבחינת רשם העמותות, מבחינת רשות המיסים 500,000 ₪ ) רשאית לנהל את הנהלת החשבונות שלה בשיטה החד צידית.
במסגרת זאת על העמותה לנהל ספר תקבולים ותשלומים, קובץ בו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או מתנות, תיק תיעוד חוץ – חשבוניות ספקים ומסמכים אחרים שהתקבלו מגורמים חיצוניים.

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה הכפולה

כל עמותה אשר מחזורה השנתי גבוה מ 750,000 ₪ (מבחינת רשם העמותות, מבחינת רשות המסים 500,000 ₪) חייבת לנהל את הנהלת החשבונות שלה בשיטה הכפולה (חברה לתועלת הציבור (חל”צ) שהיא סוג של עמותה בגלל היותה חברה חייבת בהנהלת חשבונות בשיטה הכפולה כבר מהשקל הראשון).

נוסף לרישום ההכנסות וההוצאות, ישנו רישום של כל השיקים אשר מוציאה העמותה, רישום סוגי התקבולים והתשלומים, התאמה בין חשבוניות הלקוחות/הספקים לתקבולים/תשלומים, רישום של כל דפי הבנק והתאמת כל שורה ושורה בו ועוד.
בשיטה הכפולה של הנהלת חשבונות לעמותות יש מעקב הדוק בכל תנועת הכספים בארגון, בכל יציאה של כסף או כניסה שלו, ניתן לדעת האם כל התקבולים הופקדו, ולחלופין, האם כל השיקים שנתן הארגון נפרעו.

להלן המסמכים והספרים שיש לנהל:
1. ספר קופה.
2. פנקס קבלות.
3. רישום הכנסות מפורט לפי סוגי ההכנסות.
4. ספר כרוך ובו ירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות.
5. חשבון הוצאות מפורט לפני סוגים.

מעל מחזור שנתי של 1,172,933 ₪ על עמותה למנות רואה חשבון מבקר. מעל מחזור 5,000,000 ₪ חל איסור לנהל את הנהלת החשבונות במשרד רואה החשבון המבקר. מעל 10,000,000 ₪ יש למנות מבקר פנים ומעל 20,000,000 ₪ יש חובת דיווח מקוון למע”מ (PCN 874).

הנהלת חשבונות לעוסק פטור

מהו עוסק פטור

עוסק פטור הינו מונח מתוך חוק מע”מ. עוסק פטור מוגדר בחוק מע”מ כעוסק אשר מחזור עסקאותיו בשנה (שנה קלנדרית מ 1 בינואר ועד 31 בדצמבר ולא שנת פעילות) נמוך (בשנת 2017) מ 98,707 ₪ ( לא רווח, מחזור עסקאות ברוטו ולצורך זה לא לוקחים בחשבון את ההכנסות ממשכורת במידה ויש ).

עוסק מורשה מדפיס חשבונות עסקה ( מומלץ ) וקבלות בלבד ולא חשבוניות מס וכותב את פרטיו בשימוש בצמד מילים ע.פ. ולא ע.מ. עוסק מורשה מדווח על הכנסותיו על “בסיס מזומן”. ישנם מקצועות מסוימים ( בעלי מקצועות חופשיים ) שאינם יכולים להיות עוסקים פטורים מתוקף המקצוע וחייבים לפתוח תיק עוסק מורשה ללא קשר למחזור ההכנסות. במידה ובמשך השנה הקלנדרית עלה מחזור ההכנסות על 98,707 ₪ יש להפוך את מעמד העוסק הפטור למעמד עוסק מורשה. הכוונה היא שחייבים לגשת לתחנת מע”מ ולהפוך את המעמד מעוסק פטור לעוסק מורשה כבר במשך השנה ולא לחכות לסוף השנה.

עוסק פטור לא מגיש למע”מ דיווחים שוטפים. מצד שני, חייב העוסק הפטור בדיווח אחת לשנה ( עד 31 בחודש ינואר בשנה העוקבת ) על מחזור ההכנסות ( אי דיווח גורר החל מ 2017 הטלת קנס מנהלי ). בדר”כ נעשה על ידי שירותי הנהלת חשבונות לעוסק פטור חיצונית או בעל העסק עצמו. במידה והמחזור ( המדווח בדוח אחת לשנה ) עלה על 98,707 ₪ יידרש העוסק הפטור לגשת לתחנת מע”מ ולשנות רטרואקטיבית את מעמדו מעוסק פטור לעוסק מורשה (במידה ומחזור ההכנסות עלה על 98,707 ₪ לקראת סוף השנה ( דצמבר ) או בגלל עסקה חריגה ניתן לבקש שלא להפוך לעוסק מורשה ולהישאר עוסק פטור – נתון לשיקול דעת תחנת מע”מ הרלוונטית ).
מעבר מעוסק פטור לעוסק מורשה הינו לשנתיים (כלומר, אם ב 2017 הפך עוסק פטור לעוסק מורשה אז גם ב 2018 ו 2019 הוא יהיה עוסק מורשה וזאת גם אם בכל אחת מהשנים האלו ירד מחזור ההכנסות של העסק מתחת ל 98,707 ₪). עוסק פטור חייב בפתיחת תיק במס הכנסה ובביטוח לאומי והגשת דוחות למס הכנסה מדי שנה.

מה בנוגע לעניין של הנהלת חשבונות לעוסק פטור?

 

 

הנהלת חשבונות לעוסק פטור: הנחיות כלליות

להלן ההנחיות החלות על הנהלת חשבונות לעוסק פטור

1. על עוסק פטור לנהל ספר הזמנות ( בהנחה שחלה עליו החובה לנהל בהתאם לתוספת ניהול ספרים החלה עליו ) או תעודות משלוח ( בהנחה שחלה עליו החובה בהתאם לתוספת ניהול ספרים )
2. על עוסק פטור ( מומלץ ) לנהל פנקס חשבונות עסקה ( מקביל להצעות מחיר ).
3. על עוסק פטור ( מומלץ ) לנהל תעודות החזר כספי ללקוחות ( מומלץ )
4. על עוסק פטור לנהל ספר קבלות. קבלה כוללת את שם המשלם, כתובתו, פרטי התקבול, כיצד הוא התקבל (מזומן, העברה, כרטיס אשראי, צ’ק), ספר קבלות צריך להיות ממוספר כאשר לכל קבלה יש מקור והעתק. עם התשלום מהלקוח יש לתת לו קבלה מידית. הקבלה משמשת גם כאישור על קבלת תקבול וגם על הכנסה ( מחליפה את חשבונית המס )
5. על עוסק פטור לנהל תיק תיעוד חוץ ( כל החשבוניות מספקים וההוצאות השונות בצורה שתאפשר מעקב מסודר )
6. על עוסק פטור לא חלה החובה לנהל ספר תקבולים ותשלומים. מומלץ מאוד לנהל כי אין דרך אחרת להכין את הדוח השנתי ללא הרישום המתאים.
עוסק פטור הוא עסק זעיר מאוד, רשות המסים באה לקראתו בכך שמעבר לאיסוף התיעוד המתאים, ואין הוא מחויב בשירותי הנהלת חשבונות לעוסק פטור בצורה שוטפת לאורך השנה. כלומר, מעבר לאיסוף המסמכים לאורך השנה אין צורך לרשום אותם, מצד שני יש להגיש דוח למע”מ מדי שנה עד 31 בינואר בשנה העוקבת מה היה מחזור ההכנסות ודוח שנתי למס הכנסה עד תאריך 30 באפריל בשנה העוקבת על הרווח השנתי. הדוחות שצוינו מסתמכים על המסמכים הנוגעים להכנסות והוצאות כך שאם העוסק הפטור לא ינהל רישום מסודר הוא יתקשה עד בלתי אפשרי בהכנת הדוחות שצוינו.

מכאן, שעדיף בעצם לנהל הנהלת חשבונות לעוסק פטור כאילו הוא עוסק מורשה למרות שמבחינת החוק יש פטור. קיימות בשוק תוכנות מצוינות ולא יקרות לצורך ניהול חשבונות לעוסק פטור כאשר ההוצאה מסתכמת בכמה מאות שקלים בשנה. את הכנת הדוח השנתי מומלץ להשאיר ליועץ מס או רואה חשבון היות ולהם יש את הידע כיצד להגיש את הדוח כיוון שמדובר בדוח לא פשוט להכנה.

שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים

מבין ההתלבטויות הרבות בהקמת עסק ( לכאורה ) נחסכת מאתנו השאלה  – האם אני נדרש לשירותי הנהלת חשבונות או שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים
הנהלת חשבונות לעסקים קטנים היא כורח מצד אחד ומצד שני היא הדרך היחידה לקבל מידע על מצבו הפיננסי של העסק. גם עסק קטן צריך לבדוק את עצמו לפחות אחת לחודש על ידי בדיקת דוח רווח והפסד. השוואת תכנית עסקית לעומת ביצוע בפועל, מצבת חובות לספקים וחובות לקוחות ועוד’

 

ההגדרה של עסקים קטנים

1. מנוהל על ידי בעל העסק ללא עובדים שכירים. לכל היותר עוד עד חמישה עובדים.
2. מחזורי פעילות עד כחצי מיליון – מיליון שקל בשנה.
3. אין ניהול תקציב, אין מרווח טעויות.
4. תשומת לב לכל הפרטים הקטנים ביותר על מנת להתמודד בשוק תחרותי ודינמי.
5. היתרונות היחסיים נמוכים היות ועדיין לא נוצרו.
6. אין הגדרת גבולות ברורה. בעל העסק הוא ” הכל מכל ” – מנהל, קניין, מחסנאי, מנהל מכירות, חשב, מנהל כספים, מנהל שיווק פקיד ובעצם מאייש את כל המשרות הקיימות בעסק.
7. הגדרת מטרות לטווחים קצרים בלבד ללא תכנית עסקית רב שנתית – המטרה ” שרוד “.
8. עבודה בעייתית מול הבנק שרואה את העסק כנתון לסיכון ומעמיד אשראי מצומצם מאוד. המצב דומה מול ספקים ונותני שירותים המעמידים בעיה בקבלת אשראי עסקי.
9. החלטות אמוציונליות היות והבעלים הוא היזם, המשקיע, המנהל ובעצם כל הונו מושקע בעסק.

 

 

הנגזרת עבור שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים

1. הנהלת חשבונות חד צדית ופשוטה.
2. תשומת לב בעל העסק נמוכה מאוד לשירות הניתן היות וכולו שקוע בניהול העסק.
3. השירות הניתן הינו מינימלי וכולל הכנת דוחות לרשויות – מס הכנסה, מע”מ, ביטוח לאומי, ניכויי עובדים.
4. בעל העסק אמור להבין את כל הדוחות הפיננסיים כאשר הוא לא מגיע מהתחום ועליו לסמוך בעיניים עיוורות על רואה החשבון כי הוא פועל במקסימום היכולת המקצועית על מנת לטפל בענייניו.
5. שכר הטרחה הינו נמוך מאוד ובהתאם לכך גם השירות הניתן.
6. מערכת היחסים מול משרד הנהלת החשבונות הינה מינימלית וכוללת פגישה “חטופה” אחת לחודשיים לצורך מסירת החומר למנהלת החשבונות ותו לא.
7. הדרישה לדוחות ממשרד הנהלת החשבונות לא קיימת ואלו גם לא נשלחים .

כלומר, דווקא בעסק הקטן בו מרווח הטעויות האפשריות שואף לאפס, בעל העסק מקבל את מינימום המידע ממשרד הנהלת החשבונות.

המצב בו אנו מגדירים מצב בו שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים שלנו שהינה הנהלת חשבונות לצורכי המדינה והדיווחים בלבד הינה שגוייה בבסיסה וכמו שאמר שמעון פרס ” אתה נראה כמו שאתה תופס את עצמך “, תשאף לגדול תהיה בסוף גדול, תתחיל נכון בדרך להיות גדול תוך בניית המערכות העסקיות שלך בצורה נכונה שבסופה תשתלם בגדול.
במידה והנך עסק זעיר התחל בשימוש בתוכנות הפשוטות ביותר לניהול הנהלת חשבונות כמו ” חשבונית בקליק ” ” כספית ” ” חשבונית אונליין ” ועוד’. ההמלצה היא להשתמש בתוכנות אלו כל עוד המחזור על עולה על 200,000 ₪ בשנה.
גדלת מעבר לכך הרי בהתחשב בכך כי שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים במאה ה 21 יכולה להתבצע במקום העסק על ידי מנהל חשבונות חיצוני, זאת בעלויות שאינן גבוהות בהרבה מהשירות על ידי משרד חיצוני נותנת עדיפות ברורה לשיטה זאת. השירות ניתן בתוכנת CRM הנותנת אפשרות למחשב את העסק כולו ובעקבות הכנסתה יכול להתחיל הגידול בעסק היות והנתונים כולם זמינים בזמן אמת.

מעבר לשירות הסטנדרטי של הנהלת חשבונות, ניתן להיעזר במנהל החשבונות המקצוען בנושאים רבים נוספים ללא עלות נוספת:

1. עבודה מול הבנק.
2. תמחיר.
3. תקציב.
4. תכנית עסקית ” קטנה” לטווחי זמן קטנים.
5. עזרה בניהול עסקים.
6. בניית מערכת גבייה.

ועוד’

ירידת מחירי החומרה, האפשרויות להנהלת חשבונות בתוכנות ” ענן “, התוכנות עצמן שהן מאוד יעילות, מאפשרות לבעל העסק לקבל הנהלת חשבונות INHOSE ובמסגרתה גם ייעוץ עסקי לעמוד בקשר ישיר עם מנהל החשבונות ולקבל את כל המידע אותו הוא נדרש לניהול עסקו בצורה המיטבית האפשרית.

הנהלת חשבונות לחברה בע”מ

פתחת חברה בע”מ במזל טוב, וכשהגעת לרואה החשבון התברר לך כי הנהלת חשבונות לחברה בע”מ היא “אופרה אחרת”. הוא דיבר על הנהלת חשבונות כפולה…. מאזן… התאמות בנק וקופה…. הרבה יותר עבודה אבל למה?

התשובה לא הייתה ברורה אבל מה שברור הוא שבמקום 850 ₪ בחודש צריך כרגע לשלם 2,500 ₪ בחודש ולך לא ברור למה כי הרי שום דבר לא השתנה.
אבל לא, דברים השתנו והנהלת חשבונות לחברה בע”מ מורכבת הרבה יותר מאשר לעוסק מורשה.

חוק החברות התשנ”ט – 1999 קובע בסעיף 172 (א) כדלקמן

“….. חברה……תערוך לכל שנה דוחות כספיים שיכללו מאזן ליום 31 בדצמבר…… ודוח רווח והפסד לתקופה של שנה שהסתיימה באותו יום………… :

ובסעיף 154 קובע החוק

“……..חברה תמנה רואה חשבון מבקר שיבקר את הדוחות הכספיים שלה ויחווה את דעתו עליהם…. ”

 

כלומר, בניגוד לעוסק מורשה שרשאי להכין רק דוח רווח והפסד הרי חברה בע”מ חייבת בהגשת מאזן והגשת מאזן כרוכה בהנהלת חשבונות כפולה כך ש – הנהלת חשבונות לחברה בע”מ תהיה תמיד הנהלת חשבונות כפולה כבר מהשקל הראשון של ההכנסה.
בנוסף, מעבר להנהלת החשבונות חייבת חברה בע”מ במינוי רואה חשבון ( עוסק מורשה רשאי גם להיעזר ביועץ מס ו/או רואה חשבון. לעומת זאת הפיקוח על הנהלת חשבונות לחברה בע”מ יהיה רק על ידי רואה חשבון ).
אם כן, הבנו כי בגלל חוק החברות כל חברה בע”מ חייבת בהנהלת חשבונות מורכבת יותר, כוללת רישום מורכב יותר וזאת על מנת שבסוף שנה ניתן יהיה להוציא מאזן.
מעבר לכך, חברה חייבת למנות רואה חשבון על מנת שיבקר את דוחותיה ולא יכולה להסתפק ביועץ מס.

 

 

הנהלת חשבונות לחברות בע”מ – מה כול כך מורכב?

מדוע הנהלת חשבונות לחברה בע”מ מורכבת יותר מהנהלת חשבונות לעוסק מורשה?

ניקח דוגמא של הוצאת חשבונית ללקוח.
בעוסק מורשה נרשמת בהנהלת החשבונות פקודת יומן אחת של הכנסה, ואילו בהנהלת חשבונות לחברות בע”מ נרשמות 3 פקודות יומן

1. הכנסה

2. קבלה כשהכסף התקבל

3. הפקדה מהקופה לבנק.

כלומר, הנהלת חשבונות לחברה בע”מ הפכה פקודה אחת ל 3 פקודות ומדובר בפי 3 עבודה ומכאן הקפיצה במחיר שרואה החשבון ביקש. מעבר לכך, באמצעות הנהלת חשבונות לחברה בע”מ מנוהל כל מערך הלקוחות, ספקים, עובדים, בנקים, קופות, כרטיסי אשראי ועוד’. מדובר על עבודה רבה שלא ניתן להשוואתה להנהלת חשבונות של עוסק מורשה.

ובסוף השנה – עוסק מורשה מגיש דוח רווח והפסד, חברה בע”מ מגישה מאזן אותו מבקר רואה החשבון שגם כאן יש עבודה לא מועטה.
לסיכום – הנהלת חשבונות לחברות בע”מ היא מורכבת יותר, מפורטת יותר, מסובכת יותר, דורשת עבודה רבה יותר ולא כל מנהל חשבונות יודע לעשותה.

איך מגיעים לפתיחת חברה בע”מ

בדרך כלל המעבר לחברה בע”מ נעשה עם גידול בעסק, כניסת שותפים, דרישות רגולטוריות, רצון להפריד בין הבעלים לעסק ועוד’. הגידול בפעילות העסק מלווה בגיוס עובדים, גידול בהתחייבויות, גיוס קווי אשראי נוספים ועוד’.
הקפיצה בדרישות ממערך הנהלת החשבונות מעוסק מורשה למערך הנהלת חשבונות לחברה בע”מ ( שקרתה בין לילה ) דורשת היערכות היות והנהלת חשבונות לחברה בע”מ אינה דומה כלל להנהלת חשבונות של עוסק מורשה.

במה דברים אמורים?
כפי שכבר עלה במאמר, כל פעולה שילשה את עצמה, כמות החומר הנדרשת שולשה ( מחשבונית מס אצל עוסק מורשה הרי כרגע יש להביא חשבונית מס, קבלה, הפקדה לבנק ). על מנהל החשבונות של חברה בע”מ לערוך התאמת כרטיסים, ניתוח כרטיסים, הצלבות נתונים וכל אלו דרישות שלא היו בעבר.
מעבר לכך, כבעל עסק גדול, הדרישה שלך ממשרד הנהלת החשבונות היא שמעבר לפעילות שהייתה בעבר למילוי פנקסים ודיווחים לרשויות תוכל לקבל דיווחים שוטפים על מצבו הפיננסי של העסק – דוח רווח והפסד, תזרים מזומנים, מאזן וכאן מקור הבעיה האמתית – משרד הנהלת חשבונות לחברות שהינו חיצוני אינו יכול לספק את הסחורה לחברה בע”מ אלא רק לעוסקים מורשים.
הנהלת חשבונות לחברה בע”מ צריכה להתבצע במשרדי החברה בלבד, על ידי הנהלת חשבונות פנימית ובפיקוח צמוד על מנת לעבוד ONLINE להפיק את כל הדוחות מדי שבוע, ולתת מענה לצרכי העסק הגדל על ידי מערכת הנהלת חשבונות לחברות שמיועדת נטו עבור חברות בע”מ ומשולבת במערכת CRM וזאת על מנת לעבור למאה ה 21.

 

הנהלת חשבונות וחישובים מסחריים

העסק גדל ואתו גדלה גם מערכת הנהלת החשבונות.
במקום הנהלת חשבונות חיצונית אתה מחזיק כיום מחלקת הנהלת חשבונות בראשות מנהל חשבונות מדופלם או חשב.
חשוב ביותר כי הנהלת חשבונות וחישובים מסחריים יהיו נושאים בהם הוא שולט היטב.

מה הקשר בין שני הנושאים ?
הנהלת חשבונות לחברות הינה עבודה טכנית לחלוטין של רישום הוצאות והכנסות. ממנהל חשבונות מדופלם אנו נדרוש גם הנהלת חשבונות וחישובים מסחריים הנגזרים ממנה.
על מנת להבין את הקשר החשוב ביניהן , עלינו להגדיר מהם חישובים מסחריים.
בעיקרון, הכוונה בחישובים מסחריים היא חישובים שונים אשר מתייחסים לנושאים שונים הקשורים לניהול הפיננסי של העסק:

1.” ערך הכסף ” – ריבית.
2. חישוב יחסים פיננסיים בדוחות הכספיים.
3. חישובים שונים הקשורים למטבע חוץ.
4. חישובים שונים הקשורים ליבוא ויצוא.
5. כדאיות השקעות שונות. ועוד’,

” ערך הכסף “. ערך הכסף מניח בבסיסו כי זמן = כסף.
כאשר חברה נכנסת לפרויקט , היא עושה זאת בתנאי כמובן שאותו פרויקט יניב יותר הכנסות מאשר עלויות ( אחרת מדובר בפרויקט מפסיד. אולם , כאשר אנו משקללים את העלויות , עלינו תמיד לחשוב על העלויות האלטרנטיביות אשר אין אנו רואים אותם למול עינינו , אותן עלויות אלטרנטיביות הינן הריבית.
מהי ריבית? זהו אותו פיצוי שנותן לנו הבנק בגין הזמן שאנו ” הלווינו ” לו כסף או לחלופין , אותו פיצוי שדורש הבנק בעבור הזמן שהוא הלווה לנו כסף. הריבית אם כן כוללת בתוכה את מרכיב הזמן, הסיכון והאינפלציה (גם אם כיום היא 0).
כשאנחנו ניגשים לתחום שנקרא הנהלת חשבונות וחישובים מסחריים עלינו להבין שמנהל החשבונות המדופלם חייב לדעת לחשב את הריבית / ריבית ריאלית / ריבית אפקטיבית בכל אחת משיטת המימון – הלוואה מהבנק, ניכיון המחאות, אשראי ספקים, אשראי מחברות כרטיסי אשראי, אשראי בגין ניכיון המחאות, אשראי בגין ניכיון חשבוניות ( Factoring ).