חשבוניות ממוחשבות

ההתפתחות המהירה בשנים האחרונות בתחום תקשורת המחשבים מאפשרת העברת קבצים בין מחשבים באיכות גבוהה אשר רק לפני שנים בודדות נראתה בלתי אפשרית. חוק חתימה אלקטרונית, התשס”א – 2001, (חוק חתימה אלקטרונית הגדיר מאפיינים טכנולוגיים מסוימים, אשר מאפשרים לפעול בסביבה טכנולוגית המוגדרת בחוק) הקטין את הסכנות הכרוכות במשלוח מסמכים באינטרנט והוא מאפשר וודאות בפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני על ידי הבטחת תוקפן המשפטי של פעולות אלה וזיהוי וודאי של החותם לרבות הפקת חשבוניות ממוחשבות.

חשבוניות ממוחשבות ורשויות המס

בעבר (עד סוף שנת 2003) מסמכים שהתקבלו באמצעות תקשורת מחשבים לא הוכרו ע”י רשויות המס. מסמך המקור צריך היה להימסר ללקוח באופן פיזי, בין אם הספק ניהל פנקסים ידניים או ממוחשבים, ולא בדרך של משלוח קובץ באמצעות האינטרנט. כך למשל, חשבונית – מס שהתקבלה באמצעות האינטרנט לפני 2004 לא הוכרה לצורך ניכוי הוצאה במס הכנסה ולא לצורך קיזוז מס תשומות במע”מ.
בחודש יוני 2003 וינואר 2004 בוצעו תיקונים בהוראות מס הכנסה ( ניהול פנקסי חשבונות ) התשל”ג-1973 ובעקבותיהם קמה האפשרות לעשות שימוש במסמכים ממוחשבים (לרבות חשבוניות ממוחשבות) הן לצורך ניכוי הוצאות לצרכי מס והן לצורך קיזוז במע”מ תשומות לצרכי מע”מ.

סעיף 18ב(א) להוראות ניהול פנקסים קובע כי נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב, לאחר שנרשמו במערכת חשבונותיו את המסמכים הבאים
1. קבלה.
2. חשבונית מס.
3. חשבונית מס זיכוי.
(חשוב לשים לב כי אין שינוי לגבי קופה רושמת ותעודת משלוח הסיבה היא שסרט קופה רושמת מנוהל בעיקר בעסקים בעלי אופי מסחרי ולכן יש חשיבות למסירת תלוש המכירה ללקוח בעת ביצוע העסקה, תעודת משלוח היא מסמך שמלווה עם מסירת סחורה ולכן חשוב למסור אותו פיזי וגם לקבל את חתימת המקבל על עותק שנשאר אצל מוסר הסחורה).
הדרך שבה מחויב עורך התיעוד לשלוח את התיעוד שהותר לו באופן ממוחשב היא ב ” מסמך ממוחשב ” . מסמך ממוחשב הוא מסמך שנוצר, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים. המסמך חתום ב ” חתימה אלקטרונית מאושרת ” או ב “חתימה אלקטרונית מאובטחת ” של עורך החשבונית.
הדרך ליצירת המסמך הממוחשב רלוונטית לשולח בלבד. עסק המעוניין להפיק חשבוניות מס בצורת מסמך ממוחשב רוכש בדרך כלל תוכנת מדף המפיקה חשבוניות ממוחשבות כאשר על החשבונית הממוחשבת חייבות להופיע המילים “מסמך ממוחשב” והוא נחתם בחתימה אלקטרונית.

 

דברים נוספים שחשוב לדעת על חשבוניות ממוחשבות

1. עוסק המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים, חייב על כך לפקיד השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. דרישה זו נועדה לאפשר לפקיד השומה להתאים את אופן הביקורת לעסק, להיערך בהתאם מבחינת כוח האדם הדרוש לביצוע ביקורות של חשבונויות ממוחשבות ולאפשר לו להעריך את היקף השימוש במסמכים ממוחשבים בעסק.

2. עוסק המבקש לשלוח ללקוח חשבוניות ממוחשבות חייב את הסכמתו. רק לאחר הסכמת המקבל ניתן לשלוח לו חשבונית ממוחשבת, ההסכמה צריכה להתקבל לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון הסיבה היא שהקבל בעצם צריך לאשר כי יש לו את הטכנולוגיה לקבל את החשבונית הממוחשבת ולשמור אותה במערך הנהלת החשבונות אצלו.

התמורה מהלקוח בגין חשבוניות ממוחשבות תהיה באחד מהאמצעים המפורטים להלן, ובאופן שיאפשר את זיהויים של הצדדים לעסקה: כרטיס אשראי של הלקוח כאשר השובר ערוך לפקודת הנישום, שיק משורטט על שם הספק שנכתב עליו “לא סחיר”, לפקודת הספק בלב, העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לזכות חשבון הבנק של הספק הכלול במערכת חשבונותיו.

העסק חייב לשמור את המסמך הממוחשב ששלח כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו. העובדה שהמסמך האלקטרוני הופק ע”י העסק מתוך קובץ קבוע וכי הקובץ הקבוע כלול במערכת החשבונות שלו אינה פותרת אותו משמירת המסמך הממוחשב שנשלח כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. זאת, במטרה לאפשר בעת ביקורת, בין היתר, לבדוק את המסמך שנשלח בפועל למול הנתונים במערכת החשבונות של השולח ואת צורת החתימה על המסמכים.

במקרה בו המסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקת מקור התיעוד, התיעוד שנסרק הוא תיעוד נייר שמקורו בהדפסה מתוך מערכת של חשבוניות ממוחשבות או עותק מקור ממערכת חשבונות ידנית. בנוסף לשמירת המסמך הממוחשב, מחויב העסק לשמור גם את מקור התיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב. עותק המקור יישמר במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו”ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.

הנהלת חשבונות לעסקים

כל עסק ולא משנה גודלו-זעיר, קטן, בינוני וגדול מחויב בהנהלת חשבונות.
הנהלת חשבונות לעסקים הינה דרישה רגולטורית המוכתבת הן על ידי פקודת מס ההכנסה והן על
ידי חוק מע”מ.
הדרישות בחוקים שהוזכרו, הן בעיקר למערכת המסמכים אותה על העסק להוציא במהלך

פעילות הנהלת החשבונות

1. הזמנה.
2. תעודת משלוח.
3. חשבון-חיוב.
4. קבלה
5. חשבונית מס.
6. חשבונית מס-קבלה.
7. הפקדה לבנק.
8. ספרים כמו ספר הזמנות, רכב, תלמידים ועוד’.

ועוד’

אנו רואים כי מבחינת המסמכים הנדרשים, כבר עם פתיחת העסק אנו נדרשים לעמוד בדרישות
החוק ולא ניתנת לנו שום הקלה ושום הנחה.
מבחינה זאת, כל תוכנה ולו הפשוטה ביותר הקיימת כיום בשוק נותנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים וגדולים,
ללא קשר לגודל העסק. בהנחה, שהנהלת חשבונות לעסקים תפקידה להנפיק מסמכים בלבד ללא מידע נוסף (חשוב לדעת-כל תוכנה בתחום מחויבת בדרישות רגולטוריות ולכל תוכנה יש אישור מרשות המיסים המאשר כי היא עומדת בדרישות החוק אשר מתייחסות להנפקת אותם מסמכים שצוינו) הרי השירות כבר קיים כיום במגוון תוכנות.
חלק מהתוכנות במסגרת הנהלת חשבונות לעסקים מנפיקות (מעבר למסמכים) גם את הדוחות החודשיים-דו חודשיים כמו פנקס מע”מ / פנקס מקדמות ובחלקן גם דוח רווח והפסד.
עסקים זעירים יכולים להסתפק בתוכנה פשוטה ובתשלום של כמה מאות שקלים בשנה. לבצע בעצמם את הנהלת החשבונות ולדווח לרשויות (עסק זעיר לעניין זה-עד מחזור של 100,000 ₪ לשנה, ללא עובדים). רק בעת הגשת הדוח השנתי / הצהרת הון מומלץ להיעזר באיש מקצוע בין אם זה יועץ מס או רואה חשבון .

עם הגידול בפעילות העסקית יש לשנות את ההתייחסות להנהלת החשבונות כמערכת המנפיקה מסמכים בלבד אלא להתייחס אליה כמערכת התיעוד של ההתנהלות הפיננסית.
מדוע?
כשאנחנו הולכים לרופא לקבל ייעוץ הוא שולח אותנו לבדיקות דם, צילומי רנטגן, בדיקות CT וזאת על מנת לקבל אינדיקציות על מצבנו הגופני לפני מתן הייעוץ.

מהי מערכת הנהלת החשבונות

מערכת הנהלת החשבונות היא הכלי הטכני בו אנו צריכים להיעזר על מנת לקבל אינדיקציות לצורכי קבלת ייעוץ ו/או החלטות עסקיות.
על מנת לקבל החלטות פיננסיות צריך לדעת כמה אנחנו מרוויחים, כמה לקוחות חייבים לנו וכמה אנחנו חייבים לספקים, בדיקת הצפי וניהול תזרים המזומנים, האם ניתן להשקיע בפרסום וכמה השקענו כבר מעכשיו.
כשאנו מנהלים עסק זעיר אנו יכולים לקבל את כל ההחלטות על סמך אינטואיציות. סך התנועה הכספית מועטה מאוד, כל ניהול העסק נמצא בראש שלנו ואנו יכולים להסתפק במערכת הנהלת חשבונות קטנה ואף לנהלה בעצמנו. המערכת אינה נדרשת לתמוך בהחלטות שאנו מקבלים ומכאן שניתן להסתפק במוגבלויות שלה.

הנהלת חשבונות לעסקים במשמעותה המלאה מתחילה בעצם כשהעסק הוא קטן קטן-בינוני.
בשלב זה, לא ניתן להסתפק בהנפקת מסמכים בלבד, אלא צריך להיעזר במערכת הנהלת החשבונות באופן קבוע.
בשלב זה, העסק צורך אשראי, מגדיל את מצבת הלקוחות, מקבל אשראי מספקים, צריך לתכנן את תזרים המזומנים וכן מקציב כספים להוצאות שונות לצורכי הגידול האינטנסיבי- שיווק, פרסום, השקעות שונות. לצורך כל אלו נדרשים דוחות שוטפים תומכי החלטות.
הפתרון הוא להתייחס למערכת החשבונות כמקור מידע כולל ולהפוך אותה למערכת CRM .

הכנסת מערכת הנהלת החשבונות לעסק INHOUSE וקבלת השירות ממנהל חשבונות חיצוני הנותן שירותים לעסק במקום העסק, תקפיץ את מערכת המידע הפיננסית והניהולית של העסק שנות אור. במקום לקבל את המידע אחת לשנה, בישיבה עם רואה החשבון (על דוח רווח והפסד לשנה הקודמת), ניתן מדי חודש לקבל את דוח הרווח והפסד, תזרים מזומנים, ניתוח תקציב מול ביצוע בפועל, תמחיר, ניתוח יחסים פיננסיים, ניהול לקוחות, ספקים, הדפסת שקים, עבודה ONLINE מול הבנק ועוד’.
העלויות הנמוכות של החומרה והאפשרות לעבוד בתוכנות ” ענן “, מאפשרות לבעל העסק להחזיק את כל מערך הנהלת החשבונות אצלו בעסק ולקבל את המידע מיידי.
אם כן, הנהלת חשבונות לעסקים צריכה לעבור שינוי. במאה ה 21 אנו מקבלים את כל המידע הנדרש לניהול העסק מיד, נגיש, מהיר לפלאפון או למחשב הנייד. אין סיבה שהמידע הפיננסי מתוך מערך הנהלת החשבונות לא יעמוד גם הוא בדרישות דומות וכיום ניתן לעשות זאת בעלויות סבירות.

הנהלת חשבונות לחברות ועצמאים

פתיחת עסק מלווה בהתלבטות כיצד להירשם מבחינה משפטית. הנהלת חשבונות לעצמאים או הנהלת חשבונות לחברות. מה המניעים ומה בעצם האפשרויות העומדות בפנינו?

ההתאגדות הפורמלית לפתיחת עסק הינה

1. עצמאי (עוסק מורשה).
2. שותפות רשומה (במידה של 2 שותפים או יותר).
3. חברה בע”מ
4. עמותה או חל”צ (חברה לתועלת הציבור) במידה וחלק מהפעילות אינו למטרת רווח וחלקו כן.

בדיקת החוקים הרלוונטיים החלה על העסק אותו נפתח

1. על עצמאי אין חוק רלוונטי.
2. על שותפות רשומה חלה פקודת השותפויות (נוסח חדש) -1975.
3. על חברה בע”מ חל חוק החברות התשנ”ט-1999.
4. על עמותה חל חוק העמותות התש”ם-1980 ועל חל”צ חל חוק זה וגם חוק החברות התשנ”ט-1999.

בניגוד לעוסק מורשה ושותפות (של יחידים לא חברות ) רשאי להכין רק דוח רווח והפסד הרי הנהלת חשבונות לחברות מחייבת בהגשת מאזן והגשת מאזן כרוכה בהנהלת חשבונות כפולה ומכאן שהנהלת חשבונות לחברות תהיה תמיד הנהלת חשבונות כפולה.
בנוסף, מעבר להנהלת חשבונות כפולה חייבות חברות במינוי רואה חשבון (עוסק מורשה רשאי גם להיעזר ביועץ מס ו/או רואה חשבון. לעומת זאת הפיקוח על הנהלת חשבונות של חברה בע”מ יהיה רק על ידי רואה חשבון ).

אם כן, הבנו כי בגלל חוק החברות כל הנהלת חשבונות לחברות הינה מורכבת יותר, כוללת רישום מורכב יותר וזאת על מנת שבסוף שנה ניתן יהיה להוציא מאזן.
מעבר לכך, חברה חייבת למנות רואה חשבון על מנת שיבקר את דוחותיה ולא יכולה להסתפק ביועץ מס.
מה בהנהלת חשבונות לחברות מורכב יותר מהנהלת חשבונות לעוסק מורשה?
ניקח דוגמא של הוצאת חשבונית ללקוח.
בעוסק מורשה נרשמת בהנהלת החשבונות פקודת יומן אחת של הכנסה. בהנהלת חשבונות של חברה בע”מ נרשמות 3 פקודות יומן- 1. הכנסה, 2. קבלה כשהכסף התקבל 3. הפקדה מהקופה לבנק. כלומר, הנהלת חשבונות של חברות הפכה פקודה אחת ל 3 פקודות ומדובר בפי 3 עבודה ומכאן הקפיצה במחיר שרואה החשבון ביקש.

מעבר לכך, בהנהלת חשבונות של חברות יש ניהול נוסף ומורכב (ניהול שלא קיים בהנהלת חשבונות של עוסק מורשה / שותפות) של כל מערך הלקוחות, ספקים, עובדים, בנקים, קופות, כרטיסי אשראי ועוד’. מדובר על עבודה רבה שלא ניתן לערוך השוואה בינה להנהלת חשבונות של עוסק מורשה / שותפות.
גם בהגשת הדוחות לרשויות יש שנוי משמעותי- עוסק מורשה מגיש דוח רווח והפסד, חברות מגישות מאזנים אותם מבקר רואה החשבון וגם כאן יש עבודה לא מועטה.

חישוב יחסים פיננסיים בדוחות הכספיים

חישוב יחסים פיננסיים בדוחות הכספיים עוסק ביחסים בתוך מאזן העסק ליום מסוים ובדוח הרווח והפסד לתקופה מוגדרת כמו יחס הון חוזר, יחס מהיר, יחס נכסים להון זר, הון עצמאי לעומת הון זר, רווח גולמי, רווח תפעולי ועוד’.

חישובים הקשורים למטבע חוץ עוסקים ביחסי המרה בין מטבעות , עסקאות הגנה / גידור (HEDGE) , קניית מטבעות בשווקים שונים, הצמדה ועוד’.

יבוא ויצוא הינם נושאים הקושרים חישובים שונים הכוללים דוקומנטציה תחשיבי מכס ומיסי יבוא, שיטות תשלום בינלאומיות, פתיחת אשראי דוקומנטרי , הסכמי סחר ותעודות מקור, הובלה ימית ואווירית, חישובי עלויות בסחר הבינלאומי.

כדאיות השקעות שונות עוסקת בתפקידו של מנהל החשבונות המדופלם כאחראי אסטרטגי על ניהול ההשקעות של העסק- מסלולי השקעה, זמינות השקעה, השוואה בין אלטרנטיבות, ניהול תמהיל ההשקעות, בדיקת כדאיות ההשקעות, השקעות לזמן ארוך או קצר.

אם כן, הנהלת החשבונות שהינה עבודה טכנית קשורה קשר הדוק לחישובים מסחריים. אם מדובר בחישובים פשוטים מאוד הנעשים מדי יום ואם מדובר בהחלטות ב ” רומו של עולם ” הקשורים לניהול האסטרטגי הפיננסי של העסק.
הנהלת חשבונות וידע בחישובים פיננסיים הינם חלק מעבודתו של מנהל החשבונות / חשב.
עליו להבין היטב את המשמעויות הקשורות לכל אחד מהתחומים שהוזכרו. ככל שהעסק גדל והחשיפה גדלה, הצד הפיננסי בכל אחד מהמהלכים המבוצעים תחת ניהולו של מנהל החשבונות המדופלם / חשב משפיעה רבות על הרווח בכל עסקה שנעשית וההחלטה האם לבצעה או לא .

 

מושגי יסוד בדוח רווח והפסד

כן, ישבת שוב עם רואה החשבון ושוב התבלבלת. הרווחתי ? לא הרווחתי ? ומה עם
המע”מ ?
אז בוא נתחיל ונעשה סדר

ראשית
אל תשכח – כל הנתונים בדוח רווח והפסד הם ללא מע”מ ! מכרת ב 117 ₪ בדוח הרווח והפסד תראה 100 ₪ בלבד. הקופה הרושמת “דפקה” החודש 58,500 ₪ ברווח והפסד תראה 50,000 ₪ בלבד.

וכעת בוא ניכנס לעולם המושגים של רואה החשבון

מחזור מכירות/הכנסות

סך החשבוניות שהוצאת בניכוי חשבוניות זיכוי לאורך התקופה.

עלות המכר

בעסק מסחרי – עלות המוצרים. למה עלות ולא קניות ? כי לקניות יש להוסיף את הקניות שהיו במלאי הפתיחה ולהפחית את הקניות במלאי הסגירה לדוגמא:
במלאי הפתיחה- קניות (שהיו בשנה שעברה ולא נמכרו ) בשווי 100 ₪.
קניות במשך השנה – 1,000 ₪.
במלאי הסגירה – קניות שקניתי השנה ועדיין לא נמכרו – 500 ₪.
העלות – 100+1,000-500=600 ₪.
בעסק יצרני – מעבר לעלות המוצרים יש להוסיף עלויות ייצור. מהם עלויות הייצור ?
שכר דירה, ארנונה (אולם הייצור), חשמל ( מכונות ואולם הייצור), שכר עובדים (בייצור), קבלני משנה וכיוב’ .

רווח גולמי

סך המכירות בניכוי העלות .

% הרווח גולמי: הרווח הגולמי חלקי המחזור.
לדוגמא -קניתי ב 100 ₪ ומכרתי ב 200 ₪ מה % הרווח הגולמי ?? היות ו% הרווח הגולמי הוא עלות חלקי מחזור הרי הרווחתי 50% ולא 100% .
לדוגמא – קניתי ב 100 עלויות הייצור היו עוד 100 ₪ ומכרתי ב 500 ₪. הרווח הגולמי הוא 300 ₪ ולכן % הרווח הגולמי הוא 60% .
(*) שים לב שרואה החשבון בודק תמיד את % הרווח הגולמי היות וזהו נתון שמס הכנסה ומע”מ אוהבים תמיד לבדוק גם מול עסקים דומים בענף וגם לנתונים של העסק שלך משנים קודמות

הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות

יתר ההוצאות ( ללא הוצאות מימון) – תקשורת, אחזקת רכב, פרסום שכר עובדים (פקידים ואנשי מכירות), משרדיות וכיוב’ ….

רווח לפני הוצאות מימון

הרווח הגולמי בניכוי הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות.

הוצאות מימון

לצערנו, כולנו נעזרים בבנקים וגורמי מימון אחרים על מנת לממן את פעילות העסק. כל העמלות ( ויש הרבה…) והריבית (חשבון הבנק והלוואות) נכנסים להוצאות המימון.

רווח לפני הכנסות/(הוצאות) אחרות

לפעמים, יש עוד סוג הוצאות/ הכנסות מיוחדות שלא קשורות לתפעול הרגיל של העסק
כמו מכירת נכסים קבועים או הכנסה חריגה מאוד ( מחיקת מלאי מת שנצבר לאורך
שנים) שגם אותן יש לקחת בחשבון אבל כפי שצוין הן חריגות.

רווח לפני מס

בשעה טובה נשארנו עם הרווח (בואו נקווה שלא הפסד…) ועליו כמובן יש להתחלק עם
ידידנו ממס הכנסה וביטוח לאומי ( אם אנחנו עצמאים) או מס הכנסה בלבד (אם אנחנו
חברה בע”מ).

דוגמא לדוח רווח והפסד

סעיף: ש”ח
מכירות: 1,000,000
עלות המכר: 450,000
רווח גולמי: 550,000
הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות: 150,000
רווח לפני הוצאות מימון, נטו: 400,000
הוצאות מימון נטו: 50,000
רווח לפני הוצאות אחרות: 350,000
הוצאות אחרות: 75,000
רווח לפני הפרשה למס: 275,000
הפרשה למס: 75,000
רווח נקי לשנה: 200,000
=====

המשמעות היא בעצם שמכל שקל שמכרתם בשנה (ללא מע”מ) נשארו לכם 20 אגורות בלבד.
משמעות אחרת היא שכל חודש לפני שבכלל התחלתם להרוויח הייתם צריכים לשלם לכולם
( ספקים / נותני שירותים / עובדים / מס הכנסה) בערך 66,600 ₪ ורק אז התחלתם לקחת כסף הביתה…..

למידע נוסף על שירותי בא לעסק ושירותי הכנת הדוחות הכספיים כולל דוח רווח והפסד – לחצו כאן

הכללים להתמודדות נכונה עם ביקורת חשבונות בעסק

 

1. יש להימנע מלהפגין מתח וחרדה.
2. יש להימנע מתגובות אימפולסיביות, ולהשיב לשאלות המבקרים מתוך שיקול דעת ומתוך ידיעה מלאה של הנושא.
3. יש לתעד כל התנהלות של המפקחים שאינה מתיישבת עם ההנחיה לפיה עליהם לגלות אדיבות, סבלנות וסובלנות ולהימנע מלהפריע למהלך הפעילות הסדירה של העסק.
4. יש לשתף עמם פעולה ולהימנע מהסחות דעת. אם בעסק נוכחים יותר מאדם אחד, האדם הבקיא ביותר בהתנהלות העסק יתמקד בביקורת.
5. בעת ספירת הקופה, יש להתרכז, להיות רגועים לקחת בחשבון את מלאי הפתיחה של המזומנים בקופה שהופקד בה עם תחילת יום העבודה לצורכי מתן עודף.
6. יש לקרוא היטב את דו”ח הביקורת על מנת לוודא כי הדו”ח משקף במדויק את מהלך הדברים. אדם המתקשה בקריאה יעמוד על זכותו להקראת הדו”ח ע”י המבקרי אם יש הערות יש לכתוב אותן באופן ברור.
7. לאחר סיום הביקורת, יש להעביר את העתק דו”ח הביקורת שנותר בידך מיידית לעיון יועץ מס / רואה חשבון

 

 

סמכויות מבקר החשבונות החיצוני

כלומר, מלבד העסק עצמו, ניתן לערוך את ביקורת החשבונות במשרדי רואה החשבון, מנהל החשבונות, או יועץ המס של העסק, אם בפועל, על פי מה שמסר בעל העסק, נמצאים אצלם פנקסים, חשבונות ומסמכים של העסק. אך לא בביתו הפרטי של הנישום /עוסק (אלא אם יש חשד סביר, שמוחזקים בה מסמכים הקשורים לעסק).

המפקחים רושמים בדו”ח ביקורת חשבונות את ההסברים של הנישום/ עוסק על כל גרסאותיו כלשונן, ואף מאפשרים לו לצרף את הסבריו לממצאי הביקורת. כל טופס או מסמך, לרבות דו”ח הביקורת, ייחתם ע”י המבוקר לאחר שקרא אותו או שהוקרא לו. עותק אחד מכל טופס יימסר למבוקר בכל מקרה בגמר הביקורת, גם אם לא חתם עליו, בציון הסיבה לסירוב.
לפעמים, המפקחים עורכים תצפיות בפנים העסק ומחוצה לו, וכן מבצעים “קניית ביקורת” על מנת לבדוק רישום תקבולים. בבדיקה כזו אסור למבקרים להכשיל את בעל העסק, ועליהם למסור את הכסף לידי המוכר או קופאי. המפקחים נדרשים להקפיד לתת שהות מספקת לרשום את התקבול.

 

ספירת קופה

ספירת קופה נעשית על מנת לערוך השוואת המזומנים לרישומים בקופה. הספירה נעשית ע”י המבוקר בלבד. במידה והמבוקר מבקש ספירה חוזרת יש לאפשר לו זאת. במידה והמבוקר טוען שהקופה או חלקה מצויה בכיסו, הדבר יצוין בטופס ספירת הקופה והמבוקר יידרש לחתום על כך, ולאחר מכן תיערך הספירה על ידו.
הוראת ביצוע מס הכנסה 2/97, קובעת כי ביחס לחוק יסוד כבוד האדם וחירותו שנחקק בשנת 1992. הרי כל אדם זכאי לפרטיות ולצנעת חייו , אין נכנסים לרשות היחיד של אדם שלא בהסכמתו ולא עורכים חיפוש ברשות היחיד של אדם, על גופו, או בכליו. על רשויות המס, לכבד את צנעת הפרט ולא לחדור לפרטיותו.

 

סמכויות המבקר על פי חוק

לאור האמור, נקבע בהוראת הביצוע:
1. למבקרים סמכות לדרוש מבעל עסק להראות להם כל מסמך בעסק שאינו נמצא על גופו של בעל העסק או בכיסיו, או בתיקיו וכיוצא באלו חפצים אחרים.
2. למבקרים אין סמכות לדרוש מבעל העסק לרוקן את כיסיו או להראות להם את תוכן ארנקו אם לא נצפה מסמך שניתן להניח לגביו שהוא מסמך עסקי או תקבול.
3. למבקרים אין סמכות לערוך חיפוש על גופו של בעל העסק.
4. למבקרים סמכות לדרוש מבעל העסק לפתוח כל מקום או חפץ סגור (למשל, מגירות וארונות) הנמצא במקום העסק כדי לבדוק אם נמצאים בו מסמכים הנוגעים לעסק. בעל העסק רשאי לסרב לכך ולמבקרים אין סמכות לעשות זאת בעצמם (אלא אם כן הם יודעים בוודאות כי נמצאים בהם מסמכים הנוגעים לעסק).
5. במקרה של סירוב, יצוין הסירוב בדו”ח הביקורת באופן מפורט תוך החתמתו של בעל העסק על חלק זה מתחת להערה שנרשמה. לאחר רישום הערה כאמור ימשיכו המבקרים בביצוע הביקורת כרגיל.
במידה וסירוב נועד לכסות החזקת תקבול או מסמך עסקי אחר, הדבר עשוי לגרור פסילת ספרים, ואף אישום פלילי בעבירה של הפרעה בשעת מילוי תפקיד (סעיף 134ב לפקודה).
תפיסת מסמכים ע”י המבקרים תעשה אך ורק לאחר שקבלו אישור בכתב מפקיד השומה, או בהסכמת הנישום בכתב.
בביקורת בסביבה ממוחשבת או בעסק בו מופעלת קופה רושמת, נאסר על המבקרים להפעיל את המחשב ו/או הקופה בעצמם, ועליהם לעשות זאת באמצעות המבוקר בלבד.
בפרקטיקה, נהוג לבצע ביקורות, גם כאשר בעל העסק אינו נמצא בעסק, ודי בנוכחותו של עובד המופקד על רישום התקבולים בקופה. העובד אינו חייב להשיב על דברים שהוא אינו בקיא בהם, והידועים לבעל העסק בלבד. במקרה כזה לא ייחשב הדבר לאי שיתוף פעולה או הפרעה לעובד ציבור במילוי תפקידו.

מקווים שקיבלתם ויישמתם את הטיפים ובהצלחה בביקורת החשבונות הבאה שלכם

למידע נוסף על שירותי הנהלת חשבונות של בא לעסק

 

הנהלת חשבונות 2018

בשנים האחרונות  אנו עדים לשינויים המתרחשים בצעדי ענק בתחום ניהול החשבונות – תוכנות שמקלות על העבודה,  דיווחים דיגיטליים לרשויות המס. וגם קבלת נתונים מהרשויות כבר נעשית באופן מקוון.

למעשה, היכולת שלנו לקבל אינפורמציה זמינה ונכונה היא היום מהירה וקלה יותר – אין צורך להתקשר לרואה החשבון על מנת לדעת כמה הכנסת בשנה שעברה או מהו מאזן החברה, כיום יש לבעל החברה את היכולת לקבל את כל המידע זמין ומהיר במחשב שלו באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות.

יחד עם זאת, ניהול חשבונות החברה נשארו כפי שהיו – עדיין עליכם לנהל רישום כפול, לחשב בכל חודש את ההכנסות ולשלם מקדמות ובסוף השנה להגיש הצהרה למס הכנסה ולמע”מ ולשלם בהתאם.

דו”ח שנתי על תשלומים לספקים

התוכנה להנהלת חשבונות מאפשרת כיום להוציא דו”ח מסודר הכולל פירוט של כל התשלומים שביצעה החברה לכל הספקים שלה. דו”ח זה כולל פרטים רבים כגון שם הספק והתשלומים ששולמו לו. הדו”ח מקל על מס הכנסה לעקוב אחר התשלומים השונים – לא רק שהחברה שילמה את הסכום הכתוב, אלא שגם הספק הצהיר על קבלת אותו הסכום מהחברה.

חלק גדול מהפעולות מסתנכרנות בין תוכנת הנהלת החשבונות של העסק עם זו של מס הכנסה. הסנכרון  מאפשר לכם לקבל תמונה מלאה ומדויקת יותר כיצד החברה מתנהלת מבחינה כלכלית – למשל קבלת אישור ניכוי מס במקור של הספקים עימם אתם עובדים, המאפשר למנהל/ת החשבונות לעקוב באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות של החברה אחר ביצוע ניכוי מס מהספקים שלה, על פי השיעור המקסימלי בהתאם לחוק.

מנהל חשבונות או מנהלת חשבונות

בעבר תפקיד של מנהל/ת החשבונות היה קריטי וחשוב, אולם כיום, כשתוכנה להנהלת חשבונות מספקת מידע בקלות ובמהירות,  בחברות רבות עלה סימן שאלה האם יש צורך באיוש תפקיד זה במסגרת משרה מלאה, חלקית, או האם להיעזר בשירות מיקור חוץ.

לכל אחת מההחלטות ישנם יתרונות וחסרונות. מנהל חשבונות צריך להכיר את השינויים המתרחשים בתחום, להכיר מגוון רחב של תוכנות המסייעות בעבודה , להכיר מערכות ERP, המסתנכרנות עם מערכת הנהלת החשבונות, מייצאות נתונים ושואבות נתונים מתוכנת הנהלת החשבונות ולהכיר תכונות שונות התומכות במערכת הנהלת החשבונות.

מנהל חשבונות העוסק בתחום שאינו לומד ומתאים את הידע לקדמת הטכנולוגיה, נשאר מאחור ומפספס את ההשתלבות בתחום. מעבר לכך, מנהל חשבונות הנמצא בחברה מכיר את פעילות החברה והחשיבות לכך גדולה.

מיקור חוץ של ניהול חשבונות העסק לא תמיד מאפשר לחברה לקבל מידע זמין ומהיר, שכן ניהול החשבונות נעשה במקום אחר פיזית.

הנהלת חשבונות מתקדמת

אנו מציעים לכם את  הנוסחה המושלמת לחברה שלכם: הנהלת חשבונות חכמה ומתקדמת העומדת בראש הקדמה הטכנולוגית ואנשי מקצוע ותיקים ומקצועיים בתחומם, המגיעים אל החברה ומבצעים את מערך ניהול החשבונות בחברה.

היתרון עבור בעל החברה הוא שכל המידע זמין עבורו במחשב החברה, והתוכנה לניהול חשבונות אף היא זמינה עבורו בכל עת.  

הנהלת חשבונות חד צידית או כפולה

הנהלת חשבונות עוסקת ברישום ותיעוד של כל הפעילויות העיסקיות של החברה או העסק לשפה חשבונאית.

כיום קיימות שתי שיטות רישום:
האחת: הנהלת חשבונות דו צידית / כפולה, לפיה כל פעולת רישום נרשמת פעמיים, הן בצד הזכות והן בצד החובה ומשפיעה על מאזן ודו”ח הרווח וההפסד של החברה.
השנייה: הנהלת חשבונות חד צידית, לפיה כל פעולה נרשמת פעם אחת ומשפיעה רק על דו”ח הרווח וההפסד של החברה.

לבחירת שיטה עדיפה לפעילות העסק מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון.

שיטת ניהול חשבונות דו צידית/כפולה, כשמה, מתנהלת ברישום כפול של כל פעולה עסקית. שיטה זו מורכבת יותר, אך עם זאת, מאפשרת לראות את הפעילויות העסקיות של העסק בצורה מיטבית.
למעשה, הנהלת החשבונות של העסק הינה מעגל סגור, המאפשרת לקבל גם מאזן וגם דו”ח רווח והפסד.

ישנם עסקים החייבים בניהול הנהלת חשבונות דו צידית / כפולה באופן רגולטורי. חוק החברות קובע כי כל חברה חייבת בניהול ספרי חשבונות בהתאם לשיטה הדו צידית / כפולה, או הוראות ניהול ספרים אשר קובעות כללים לפיהם עסקים מסוימים חייבים אף הם לנהל הנהלת חשבונות דו צידית/כפולה.
עסקים רבים מעדיפים לנהל את העסק בשיטת הנהלת חשבונות דו צידית/כפולה מאחר שלשיטה זו יתרונות רבים על פני הנהלת חשבונות חד צידית. עם זאת, יש לקחת בחשבון כי מעבר להיותה של שיטה זו מסורבלת יותר, והיא גם יקרה יותר.

האם לעסק כדאי לנהל הנהלת חשבונות דו צידית / כפולה או הנהלת חשבונות חד צידית? זאת שאלה שכל עסק יצטרך לבדוק באופן סובייקטיבי, בהתאם ליכולת הכלכלית, בהתאם לסוג הפעילות ובהתאם לפרמטרים נוספים שיש לבדוק.
כמו כן, יש לזכור כי בניהול עסק עם הנהלת חשבונות דו צידית / כפולה חשוב לבצע אותה באופן מדויק ומסודר, אחרת לא יהיה ניתן ליהנות מיתרונותיה של הנהלת חשבונות זו.

למידע נוסף על הנהלת חשבונות חד צידית כנסו לעמוד – שירותי הנהלת חשבונות חד צידית