בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

ניהול תזרים מזומנים

אחת המטלות החשובות ביותר המתחילה מיד עם הקמת העסק היא ניהול תזרים מזומנים. אין כלל ספק כי ניהול תזרים מזומנים הינו המשימה החשובה ביותר בחיי העסק אם לא אחת החשובות ביותר.

אם נשווה את העסק לגוף האדם הרי ניהול תזרים מזומנים שקול לניהול צינור המזרים חמצן לגוף. כידוע לנו בלי אוכל ניתן להסתדר שבועות, בלי מים מספר ימים ובלי אוויר מספר דקות לכל היותר.

כך יש להתייחס גם לניהול תזרים המזומנים - כניהול רצוף, ללא טעויות, עם מרווחי שגיאה, עדיף תמיד להיות פסימי מאשר אופטימי כלומר לקחת בחשבון קשיי גבייה לעומת תשלומים לספקים לא מתוכננים, נזקים שיש לשלמם באופן מידי ועוד אירועים בחיי העסק שיש לגבותם בתשלומים לא מתוכננים.

 

ניהול תזרים מזומנים חכם

 

השלבים הראשונים: ניהול תזרים מזומנים בצורה נכונה

לצערנו, הניסיון מלמד שאחוז ניכר מהעסקים הקטנים כושלים עוד במהלך שלוש השנים הראשונות להקמתם.
ממחקרים עולה כי הגורם העיקרי לסגירת אותם עסקים הוא מחסור בהון חוזר ומסגרת בלתי מספקת של בטחונות וערבויות. המשמעות היא שאם ניתן היה לתמרן את מימון העסק בצורה טובה יותר תוך התגברות על "קשיי ילדות", מספר ניכר יותר של עסקים היה שורד. מרבית השכירים אשר הופכים לעצמאים הנם חסרי ידע בסיסי בהבנת המשמעות של מבנה הון לקוי בהקמת העסק וכן חוסר ידע במינוף גדול יותר של בטחונות וערבויות מול נותני האשראי.
אם כן מה המושגים הבסיסיים שיש לשעת בתכנון ניהול תזרים מזומנים? ראשית יש להבין שתכנון התזרים עוסק בטווח הקצר והטווח הארוך

 

תכנון תזרים מזומנים לטווח הקצר והארוך

אשראי לזמן קצר

אשראי המשמש את העסק לצורך הון חוזר (הון חוזר-ההון אשר יוצא וחוזר לעסק כתוצאה מפעילות שוטפת. משמעותו הוא מימון הפער בין ההשקעה בלקוחות + מלאי ובין קבלת אשראי מספקים וזאת בהנחה של אשראי Back To Back (קבלת אשראי זהה מספקים לאשראי הניתן ללקוחות. אם הפער הוא 50,000 ₪ המשמעות היא שהעסק צריך לגייס אשראי לזמן קצר של 50,000 ₪ על מנת לממנו).

אשראי לזמן ארוך

אשראי המשמש את העסק במסגרת הקמתו וכן לצורך קניית רכוש קבוע והשקעות אחרות לזמן ארוך. אשראי לזמן ארוך ניתן לקבל מבנק מסחרי (עד 5-8 שנים) ובבנקים למשכנתאות ( מיועד לאנשים פרטיים ולא לעסקים) עד 25 שנה. עם פתיחת העסק עלינו לדעת מיהם ספקי האשראי בהם ניתן להיעזר

 

ספקי האשראי הרלוונטים

בעל העסק

חשוב להבין כי כל עסק מתחיל לא יוכל (ברובם המכריע של המקרים) לממן את עצמו ממקורות אשראי חיצוניים בלבד. יש לקחת בחשבון השקעה נדרשת של בעל העסק בעסקו.

שותף פסיבי

שותף אשר מעוניין בקבלת תשואה טובה יותר על כספו מאשר במערכת הבנקאית. לדוגמא: אם המערכת הבנקאית תיתן לו תשואה של 1%-0.5% לשנה, הרי בהנחה שהשקעה בעסק פעיל תיתן לו בין 15%-20% לשנה (ללא עבודה מצדו) הרי הוא יהיה מוכן להשקיע בעסק בעל פוטנציאל להצלחה שיחזיר את קרן ההשקעה והריבית. במידה והשותף " חצי פסיבי " חלקו את העבודה בניכם. ניהול תזרים מזומנים אפקטיבי מתחיל עם ניהול נכון וציוות של מנהל כספים שיהיה אחראי לעניין

בנק מסחרי

סוג האשראי הנפוץ והמקובל ביותר בעסקים הוא האשראי מבנק מסחרי. האשראי מבנק זה מתחלק למספר סוגי אשראי:
א. חשבון חח"ד (חשבון חוזר דביטורי) או חשבון עו"ש (עובר ושב). אשראי לעסק יינתן מול ערבות בעל העסק, הפקדת המחאות דחויות וכן ניכיון המחאות (לעניין זה חשוב לשים לב כי הבנק יתייחס רק להמחאות אשר אינן ל"מוטב בלבד" והנן סחירות וניתנות להסבה לטובתו). בנוסף שעבודים קבועים ושוטפים (במקרה של חברה בע"מ, עצתי היא לנסות להימנע משעבוד שוטף אם ניתן, או לפחות להגביל את סכום השעבוד לבנק בסכום נמוך ככל שניתן).
ב. הלוואות לזמן קצר (1-3 שנים) ולזמן ארוך יותר (4-5 שנים)-הלוואה הניתנת על ידי הבנק למטרה ספציפית (קניית רכב, הפקדה בקרנות לעובדים, מימון מלאי לזמן ארוך וכיוב')- סכום ההלוואה מוחזר בתשלומים שוטפים וקבועים לאורך תקופת הפירעון.

מימון חוץ בנקאי על ידי תאגידים קשורים לבנק

מרבית חברות כרטיסי האשראי נותנות אפשרות לנכות אצלן שוברי כרטיסי אשראי. שיטה נוספת היא חברות לשירותי שכר מכר (ליסינג). אלו חברות הקשורות לבנקים או לתאגידים גדולים במשק. דרך חברות אלו ניתן לגייס אשראי לקניית כלי רכב וכן ציוד קבוע אחר (מכונות בעיקר). שיטות המימון העיקריות הן ליסינג תפעולי (דומה לשכירות עם אופציה לקנות את הרכוש בסוף תקופת השכירות בתוספת של 30%-40% למחירו המקורי של הרכוש) או ליסינג מימוני (דומה יותר להלוואה מהבנק).

Factoring

שיטת Factoring הינה שיטת מימון בה ניתן לשעבד את חוב הלקוחות לטובת הגוף המממן. הכוונה היא שבכל רגע נתון יש חוב לקוחות לעסק (הכוונה לחשבוניות מס לא משולמות) לתקופה של עד 3 חודשים ומדובר בלקוחות איכותיים (חברת חשמל, עיריות, חברות גדולות מאוד במשק) הרי ניתן לשעבד את חוב המגולם בחשבוניות המס ולקבל כנגדו אשראי. חשוב לציין כי בניגוד להמחאות מדובר על שיטת מימון מורכבת יותר.

מימון חוץ בנקאי אחר

ישנן מספר מערכתו נרחבות - חוץ בנקאיות שיכולות לסייע במימון העסק, ועזרה של ניהול תזרים מזומנים שותף.
שוק אפור - הכוונה לשוק אפור מוסדר ומפוקח על ידי משרד האוצר ומשרד המשפטים. כנגד תשלום הריבית ניתנות חשבוניות מס מהגוף המממן ושיעור הריבית הינו בפיקוח בנק ישראל. מומלץ לא להגיע למצב בו העסק נזקק לצורת אשראי זו היות והיא יקרה (עד פי 2.25 מריבית בנקאית). מומלץ ביותר לא להגיע לשוק האפור הלא מוסדר היות ומעורבים בו גורמים שלא תשמחו לפגוש במידה ולא תעמדו בהחזרים.

ספקים - האשראי הזול ביותר והאופטימלי. משיכת תשלומי הספקים היא אומנות וכל המרבה בה ירוויח את האשראי הזמין והטוב ביותר! השתדלו למשוך ספקים ככל שניתן ואפילו שווה לפעמים להוסיף קצת ריבית על מנת לא לנתק קשרים. בכל מקרה המדובר באשראי זול וכדאי.

קרנות ממשלתיות ופרטיות - מדובר על נושא נרחב וכן בקרנות ייעודיות לקהל שונה. עצתי היא לפנות לאחד מסניפי מעו"ף הפזורים בכל הארץ ולקבל מידע נרחב בנושא.

אשראי מחברות ביטוח - בדומה לבנקים, גם חברות הביטוח הנן עתירות מזומנים. הערבות המקובלת ביותר מול קבלת האשראי היא שעבוד פוליסות. חברת ביטוח יכולה לתת עד 90% מהערך הנצבר של הפוליסה (בהנחה שהפוליסה "נזילה" ובתנאי שהיא משולמת לפחות 24 חודש). ההלוואות ניתנות לתקופת של שנתיים עד חמש (בדרך כלל).

קופות גמל וקרנות השתלמות - ניתן לקבל עד 50% מערך הצבירה בקופת הגמל, חייבים וותק של לפחות שלוש שנים, ההלוואה עד חמש שנים, ההליך יחסית פשוט, אין עמלות הקמה, אין צורך בערבים, ניתן לקחת הלוואות בלון/ שפיצר וכן מסלולים אחרים.
לאחר שהכרנו את ספקי המימון לטווח הקצר והארוך, יש לחשוב על טכניקה לניהול תזרים המזומנים

 

טכניקה לניהול תזרים מזומנים חכם

ניהול תזרים מזומנים הוא בעצם נגזרת של מערכת הנהלת החשבונות לדוגמא:
ברגע שנפתח חשבון ספק ומוגדר כי האשראי שניתן לנו מהספק הוא שוטף+60 הרי עם הזנת חשבונית ספק למערכת הנהלת החשבונות תיווצר בתזרים מזומנים התחייבות לתשלום חשבונית הספק תוך שוטף + 60. כנ"ל לגבי חשבונית ללקוח..
למערכת התזרים מוזרמות גם כל ההתחייבויות הקבועות של העסק הידועות:
1. פירעון הלוואות.
2. הוראות קבע-שכר דירה, פלאפון, טלפון, עירייה. ליסינג.
3. תאריכים קריטיים כמו 9 לחודש-תשלום משכורות, 15 לחודש-תשלום מוסדות. ניתן להכניס תשלומים משוערים מתוך ניסיון העבר.
4. חיובים בגין כרטיסי אשראי.
5. לכל אלו מתווסף הרישום בגין המחאות לספקים והגבייה הצפויה מלקוחות ובעצם תזרים המזומנים הוא כמעט מושלם.
תוכנות שיכולות להתאים בביצוע פעולה של ניהול תזרים מזומנים הן כמובן ה Excel ובמידה והעסק מתנהל במערכת ERP הרי תזרים המזומנים קיים Built In בתוך המערכת. חשוב רק לדעת כי ניהול התזרים הוא יומ-יומי, מעודכן On line לוקח בחשבון את כל התרחישים המתפתחים בעסק בראייה עתידית וכמובן תוך הניהול המידי והקבוע.

 

ניהול פנקסי חשבונות