בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

הפקת חשבוניות מס

בשעה טובה ביצעת את העסקה הראשונה והגיע העת לחייב את הלקוח ולהפיק לו חשבונית מס. נושא הפקת חשבוניות מס ללקוח מחולק מבחינת חוק מע"מ (בחלוקה גסה) לעסקים המדווחים על הכנסותיהם על בסיס מזומן ולכאלו המדווחים על הכנסותיהם על בסיס מצטבר.

מהי חשבונית מס וכיצד מפיקים

דיווח על בסיס מזומן משמעותו - הפקת חשבונית מס תתבצע רק לאחר קבלת התשלום מהלקוח וכפועל יוצא העסק אינו צריך לממן את המע"מ עד לקבלת התשלום בפועל, כלומר חיוב הלקוח נעשה במסמך הנקרא חשבון - עסקה ( שהוא מעין תעודת חיוב ) שנשלח ללקוח ואינו מחייב תשלום מע"מ וגם הלקוח לא רשאי להתקזז על מע"מ בגינו.
רק לאחר קבלת התשלום מהלקוח מופקת חשבונית מס ( עד 14 יום מיום התקבול ), זאת בניגוד למצב בו העסק נדרש לדווח על בסיס מצטבר - כלומר העסק מפיק חשבונית מס וחייב בתשלום המע"מ ב 15 לחודש הבא כאשר יכול להיווצר מצב בו את התקבול בפועל ( כולל המע"מ ) הוא יקבל רק לאחר חודשיים - שלושה.

בנוסף נקבע בחוק מס ערך מוסף כי הקונה / הלקוח לא ידרוש הפקת חשבוניות מס לפני פירעון התשלום אם מדובר בתשלום למי שחל עליו דיווח לפי בסיס מזומן כאמור לעיל. דרישה כזו כיום היא עבירה פלילית הגוררת קנס של 9,600 שקל או מאסר בן שלושה חודשים. חשבונית מס היא מסמך מסחרי הכולל פרטים ( כגון פרטים של מוציא החשבונית, כמות ומחיר של המוצר או השירות שסופקו ) על עסקה שהתבצעה בין מוכר לקונה ובין נותן שירות למקבלו. רק עוסק הרשום כעוסק מורשה על פי חוק מע"מ רשאי בפעולה של הפקת חשבוניות מס, על כן עוסק פטור אינו מורשה לפעולת הפקת או הוצאת חשבונית מס.

על פי סעיף 46 לחוק מע"מ, על חשבונית מס לצאת בתוך 14 יום ממועד החיוב במס. אם העסקה פטורה ממע"מ, יש חשבונית מס במועד שבו היה צריך להוציאה אילו הייתה חייבת במס.

הפקת חשבוניות מס

הפקת חשבוניות מס על ידי הנהלת חשבונות

חשבונית מס היא למעשה המסמך היחידי המוכר לצורכי רשויות מע"מ המשמש את העוסק מוציא החשבונית בדיווח העסקה ואת העוסק רוכש המוצר או השירות בהתחשבנות מולם לעניין קיזוז תשומות. הפקת חשבוניות מס מהווה את האסמכתא לקבלת המע"מ בחזרה ( החזר מס תשומות ) ובלעדיה לא ניתן לקבל בחזרה את המע"מ ששולם. בד בבד, מפיק חשבונית מס חייב בדיווח העסקה ובתשלום המע"מ בגינה לרשויות מע"מ.

על פי סעיף 9א לתקנות מס ערך מוסף ( ניהול פנקסי חשבונות ), התשל"ו-1976, על חשבונית מס להכיל את הפרטים הבאים:
1. שם העוסק המורשה
2. מענו
3. את הכותרת 'חשבונית מס'
4. את המילים 'עוסק מורשה' ואת מספר הרישום במשרדי מע"מ
5. את המילה 'מקור' (אלא אם מדובר בהעתק)
6. תאריך
7. מספר תעודת המשלוח ותאריכה (אלא אם החשבונית נערכה במועד משלוח הטובין)
8. שם הלקוח ומענו (ישנם מקרים מסוימים שבהם פרטים אלה אינם נדרשים)
9. תיאור הטובין או השירות
10. היחידה שלפיה נמדדת הכמות
11. הכמות וסכום החשבונית
חוץ מסכום חשבונית המס שכולל מע"מ, יש לפרט את סכום חשבונית המס ללא המע"מ ואת סכום המע"מ בנפרד. על החשבוניות להיות ממוספרות. הוצאת חשבונית המס יכולה להיעשות ידנית (באמצעות פנקס חשבוניות מודפס), או באמצעות תוכנה. כמו כן, חשבונית צריכה להיות חתומה בידי העוסק.
חשבונית מס אשר לא הופקה כהלכה, שחסרים בה אחד מהנתונים כאמור או יותר, או שהנתונים בה אינם מדויקים או מלאים, לא תיחשב חשבונית שהוצאה כדין, תיפסל על ידי רשויות מע"מ והעוסק לא יורשה לקזז את מס התשומות בגינה. הפקת חשבוניות מס יכולה להיות מפנקס ידני אבל מומלץ ביותר להיעזר בתוכנה.

תוכנה להפקת חשבוניות מס ממוחשבות

במידה והעסק משתמש בתוכנת ERP הפקת חשבונית מס היא הליך מורכב יותר ש "סוגר" הליך שלם שהחל בהצעת מחיר ללקוח, ממשיך בתעודות משלוח או חשבוניות חיוב שאושרו על ידי הגורם המתאים בעסק ונגמר בהפקת חשבוניות מס באופי של חשבוניות ממוחשבות שהם המסמכים הסופיים אשר מרכזים את המסמכים הקודמים למסמך אחד המופק ונשלח ללקוח.

הפקת חשבוניות מס ממוחשבת בפני עצמה אמורה להתייחד לגורם בעסק המכיר את כל ההליך והוא היחיד המוסמך להפיק חשבוניות מס , לבטלן או להפיק חשבונית מס זיכוי.
היות והפקת חשבונית מס היא היוצרת את תזרימי המזומנים העתידיים של העסק חשוב מאוד כי רק גורם בכיר במחלקת הנהלת החשבונות יהיה מוסמך להפיקן וזאת מתוך הבנה כי חשובה ביקורת על כל ההליך מתחילתו ועד סופו על מנת לוודא חיוב נכון של הלקוח. חשבוניות מס ממוחשבות בסופו של דבר יעזרו לארגון, ייעול והתנהלות נכונה של בית העסק.