בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

הנהלת חשבונות לעמותות

מהי עמותה מעצם הגדרתה

עמותה היא סוג של תאגיד המורכב מקבוצה של בני אדם (לפחות 2, על מנת לפתוח תיק ברשויות המדינה לפחות 7) או תאגידים אחרים אשר חברו למען מטרה מסוימת ( לרוב מטרה ציבורית ) ונרשמו בפנקס העמותות על ידי רשם העמותות שבמשרד המשפטים.

לחברים בעמותה אין מטרה כלכלית מעצם החברות בעמותה גם אם חלק מפעולות העמותה יכולות להיות מטרות עסקיות ( שוליות למטרה העיקרית של העמותה שאינה למטרת רווח ). פעולתן של עמותות מוסדרת באמצעות חוק העמותות התש"ם - 1980. במידה ועמותה מעוניינת לקבל " אישור ניהול תקין " מרשם העמותות, עליה לעמוד ( מעבר לדרישות הבסיסיות הקבועות בחוק העמותות ) גם בהנחיות להתנהלות עמותות אשר פורסמו על ידי רשם העמותות.

על עמותה המסווגת במס הכנסה כ " מוסד ציבורי " ובעלת מעמד מכוח סעיף 46 לפקודת מס הכנסה ( זיכוי במס בגין תרומה ) יחולו הוראות רשויות המס ובעיקרן חוזר מס הכנסה 9/2015  " קווים מנחים להחלת סעיף 46 לפקודת מס הכנסה ".
חשוב להבין כי דווקא התנהלות כעמותה צופן בחובו דרישות רגולטוריות נוקשות שמטרתן לוודא כי ניהול עמותה אינו נעשה למטרות אישיות תוך ניסיון להימלט מתשלומי מס אלא מטרה ציבורית ראויה כאשר במסגרת העמותה חלות הוראות ברורות מאוד.

 

הנהלת חשבונות לעמותות

 

להלן חלק מההוראות (במסגרת ניהול תקין)

1. על עמותה לפתוח חשבון בנק ולהפקיד את כספיה רק בו. במידה ויש לעמותה כמה פרויקטים לכל פרויקט יש לפתוח חשבון בנק בנפרד.
2. במידה ועמותה מחזיקה כרטיס אשראי לא מוגבל בסכום הרי יש לפתח לכרטיס האשראי חשבון בנק בנפרד.
3. על עמותה להימנע מתשלומים במזומן למעט הוצאות מקופה קטנה ורק בסכומים קטנים.
4. המחאה של עמותה חייבת להיות למוטב בלבד. אין להחזיק המחאות חתומות מראש שעליהן יש להוסיף רק את שם המוטב.
5. השימוש בכרטיס אשראי יוגבל רק להוצאות המותרות במסגרת קופה קטנה ובמסגרת סכומים מוגבלים. במידה ויש כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית הרי יש לפתוח חשבון בנק ייעודי.
6. חל איסור לשלם שכר העולה על הסביר. חל איסור להעסיק קרובי משפחה של חברי ועד, דירקטור, חבר ועדת בקורת.
7. קיים שיעור מירבי להוצאות הנהלה וכלליות. ועוד הגבלות רבות ונוקשות אחרות

איך הנהלת חשבונות לעמותות נכנסת לסיפור

ההגבלות מביאות לכך שתהליך הנהלת חשבונות לעמותות הנו מורכב יותר מאשר לעוסק מורשה או חברה / חברה בע"מ וממנהל החשבונות נדרש ידע רב בניהול הנהלת חשבונות לעמותות.

• סעיף 35 לחוק העמותות קובע כי עמותה חייבת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ונאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי של העמותה ולדאוג לרישום פעולותיה הכספיות בהתאם להוראות ניהול ספרים של מס הכנסה.
• מלבד הנחיות רשם העמותות הנוגעות לחיוב החל על העמותה בנוגע לניהול מערכת הנהלת חשבונות לעמותות, ישנם הנחיות נוספות של החשב הכללי הנוגעות לגופים נתמכים לפי סעיף 3א' לחוק יסודות התקציב.
• הנחיות אלה קשורות להנחיות החשב הכללי לקבלת תמיכות וכן לאופי הפעילויות של העמותה הנתמכת והצגת ביטוי נאות במערכת הנהלת החשבונות.

בעיקרון ניתן לחלק את הנהלת החשבונות לעמותות ל 2 שיטות עיקריות:
(*) יש הבדל בהוראות החלות על עמותות בין רשות המיסים לרשם העמותות לעניין המחזורים המחייבים בהנהלת חשבונות חד צדית או כפולה.

 

2 שיטות עבור הנהלת חשבונות לעמותות

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה חד צידית

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה חד צידית אומרת שעל עמותה אשר מחזורה השנתי נמוך מ 750,000 ₪ ( מבחינת רשם העמותות, מבחינת רשות המיסים 500,000 ₪ ) רשאית לנהל את הנהלת החשבונות שלה בשיטה החד צידית.
במסגרת זאת על העמותה לנהל ספר תקבולים ותשלומים, קובץ בו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או מתנות, תיק תיעוד חוץ - חשבוניות ספקים ומסמכים אחרים שהתקבלו מגורמים חיצוניים.

הנהלת חשבונות לעמותות בשיטה הכפולה

כל עמותה אשר מחזורה השנתי גבוה מ 750,000 ₪ (מבחינת רשם העמותות, מבחינת רשות המסים 500,000 ₪) חייבת לנהל את הנהלת החשבונות שלה בשיטה הכפולה (חברה לתועלת הציבור (חל"צ) שהיא סוג של עמותה בגלל היותה חברה חייבת בהנהלת חשבונות בשיטה הכפולה כבר מהשקל הראשון).

נוסף לרישום ההכנסות וההוצאות, ישנו רישום של כל השיקים אשר מוציאה העמותה, רישום סוגי התקבולים והתשלומים, התאמה בין חשבוניות הלקוחות/הספקים לתקבולים/תשלומים, רישום של כל דפי הבנק והתאמת כל שורה ושורה בו ועוד.
בשיטה הכפולה של הנהלת חשבונות לעמותות יש מעקב הדוק בכל תנועת הכספים בארגון, בכל יציאה של כסף או כניסה שלו, ניתן לדעת האם כל התקבולים הופקדו, ולחלופין, האם כל השיקים שנתן הארגון נפרעו.

להלן המסמכים והספרים שיש לנהל:
1. ספר קופה.
2. פנקס קבלות.
3. רישום הכנסות מפורט לפי סוגי ההכנסות.
4. ספר כרוך ובו ירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות.
5. חשבון הוצאות מפורט לפני סוגים.

מעל מחזור שנתי של 1,172,933 ₪ על עמותה למנות רואה חשבון מבקר. מעל מחזור 5,000,000 ₪ חל איסור לנהל את הנהלת החשבונות במשרד רואה החשבון המבקר. מעל 10,000,000 ₪ יש למנות מבקר פנים ומעל 20,000,000 ₪ יש חובת דיווח מקוון למע"מ (PCN 874).