בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

ביקורת חשבונות

כשאנו מדברים על ביקורת חשבונות אני מתכוונים בעצם לשני סוגים שונים של ביקורות:

1. ביקורת עצמית שאנו רוצים על מערך הנהלת החשבונות שלנו. הביקורת יכולה להיעשות על ידי גורם פנימי כמו מבקר פנים או על ידי גורם חיצוני כמו יועץ מס (לעצמאים) ורואה חשבון (לחברות).
2. ביקורת על ידי רשויות המדינה. הכוונה לרשות המיסים שכוללת בעצם את אגף מס הכנסה ואגף מס ערך מוסף. הסעיפים הידועים סעיף 135 לפקודת מס הכנסה על כל חלקיו וסעיפים 108 109 לחוק מע"מ נותנים לרשויות סמכויות כמעט בלתי מוגבלות לערוך ביקורת חשבונות על מנת לבדוק את מערך ניהול החשבונות של הנישום / עוסק מורשה.

חייבים להבין, כי המטרות של הביקורות שונות לחלוטין ואינה דומה כלל.

 

ביקורת חשבונות פנימית

עם פתיחת העסק, נכתבים בפועל נוהלי העבודה-כוחות של הרגל, התנהגות אנושית, לחצים סביבתיים, קשרים בינאישיים, מערכת ניהול פנימית, זרימת מידע פנימה והחוצה, קשיים תזרימיים, הוראות לא ברורות, חומר אנושי בעייתי ועוד', כל אלו מכתיבים את התנהלות העסק. מוכר לנו הפתגם " עץ עקום קשה ליישר אותו" וככה גם לגבי נוהלי עבודה-נוהלי עבודה עקומים קשה לבטל ולצערנו בניהול עסק משמעותם בזבוז זמן משאבים וכסף.

מטרת הביקורת ככלל וביקורת החשבונות כחלק ממנה היא ליישר את הקווים העקומים, לכתוב מחדש נהלים נכונים, להצביע על כשלים, לדחוק החוצה מהעסק גורמים שליליים ולחזק את החיוביים. ביקורת נתפסת כגורם שלילי אבל אתה כבעל עסק חייב להבין כי ביקורת חיובית וקונסטרוקטיבית יכולה רק לעזור ולשפר את ההתנהלות ואת השורה התחתונה החשובה מכל.
מה עלייך לדרוש בעצם מביקורת חשבונות? ראשית, חשוב להבין כי לא מדובר רק על ביקורת ניירת כמו חשבוניות מס אלא על הליכים שלמים שרק בסופם מסתיימים בחשבונית מס, תלוש שכר, המחאה וכיוב' . להלן חלק מהנושאים בהם עוסקת ביקורת חשבונות:

קנייניות

על המבקר לבדוק בדיקות מדגמיות לרוחב ולאורך את כל נושא הקניינות. החל מההחלטה על הספקים איתם העסק עובד (מחיר הסחורה, טיב הסחורה, מהירות אספקה, מגוון הסחורה, כמות הספקים לאותה סחורה), מתי מצטיידים (ניהול המלאי לפי השיטה שהוחלטה-למשל Just In Case, נוהל ההזמנה - מי חותם, קבלת הסחורה - מי מאשר קבלה, כמות שהגיעה, טיב הסחורה, החזרות לספק. מי מוודא התאמה בין מחיר שסוכם למחיר בפועל (מערכת ERP אמורה לעזור בנושא).

האם יש הסכם כתוב עם הספק? מי מוודא כי הגיעה בכלל חשבונית מס ועורך התאמה שלה לתעודות המשלוח, מי מאשר את התשלום לספק ( לאחר שכל חשבוניות המשלוח אושרו וחשבונית המס נקלטה), מי חותם על ההמחאה בכפוף להסכם עם הספק על זמני תשלום.

כוח אדם

במהלך ביקורת חשבונות המבקר יבדוק כמה עובדים יש בארגון, איזה עובדים - קבועים, זמניים, יומיים. האם יש תקן, בדיקת תלושים + סיכומי משכורות חודשיים למשך תקופה שנקבעת על ידי המבקר.
האם מוגש דוח משכורות למנכ"ל ( חודשי ומצטבר ), האם מתבצעת התאמות העלות לתקציב, האם יש הסכם קיבוצי החל על הארגון או על חלק מעובדיו, האם קיימים נהלים בנושא כוח אדם ושכר. קליטת עובדים חדשים - תהליך הגיוס: פרסום מודעה מיון ( שאלון פרטים ,קורות חיים ,אישור על כישורים מקצועיים ), אימות פרטים גרפולוג / מכון האם קיים נוהל, מי קובע את השכר וכיצד, בדיקת קיום שאלון קבלה ( פרטים אישיים ),טופס 101 ,טופס שמירת סודיות ,כרטיס עובד, צילום תעודת זהות חשבון בנק, העברת ביטוחים סוציאליים ממקום העבודה הקודם, נוכחות בעבודה - אך מתבצעים הדיווחים, האם יש שעון נוכחות, מדוע יש דיווחים ידניים משלימים, בקרע על נוכחות, אישור היעדרויות, השוואת דיווחים בפועל מול משיות שהוגדרו. היעדרויות בגין ימי מחלה של העובד, קרובי משפחה, מחלות, היעדרויות אחרות. אישור על שעות נוספות. כל השאלות האלו חשובות ביותר ויכנסו לבדיקה ומענה בתוך הביקורת חשבונות הפנימית.

מכירות וגבייה

ביקורת חשבונות פנימית בודקת בנוסף את נהלי ההתקשרות עם הלקוח - בדיקה פיננסית (אורות אדומים), התקשרות משפטית, אשראי מרבי, ימי אשראי. בדיקת מעגל המכירה המלא - מכירה ללקוח שלא משלם, טעות במשלוח - פריט או כתובת לא נכונים, גניבת מלאי, השמטת חיובי לקוחות, שגיאות מתמטיות בחיוב, גניבת תקבולים. בדיקת חובות לקוחות - גבייה בפועל, חובות רעים, טיפול משפטי.

קבלת הסברים על קידום המכירות - שיווק, פרסום, יח"צ, תערוכות, מידע מודפס, מידע דיגיטלי, דוגמיות, מבצעי קידום מכירות, שיתופי פעולה ובסוף - ניתוח תועלות בסיום מבצעי המכירות. תגמול אנשי מכירות, בדיקת תלונות לקוחות-מוצדקות/לא מוצדקות. מהירות תגוב להזמנות מצד לקוחות, קנייה מדגמית ובדיקת מענה אנושי.

 

ביקורת חשבונות בזכוכית מגדלת

 

ביקורת חשבונות על ידי רשויות המדינה

נציגי מס הכנסה ומע"מ עורכים ביקורת חשבונות פתע לא מתוכננות וזאת מדי יום ביומו. חשוב לדעת מהי ביקורת זו ע כדי להכין את עצמנו בצורה הטובה ביותר ולהפחית לחצים וחרדה. לנישום / עוסק עומדת הזכות להגיש השגה על ממצאי הביקורת, למשל במקרים של אי רישום תקבולים או של ליקויים מהותיים, ניתן להגיש השגה (לאחר קבלת ממצאי הביקורת שתידון בפני סגן פקיד השומה / הרכז הרלוונטי.

מפקח מס הכנסה / מע"מ רשאי להיכנס לכל מקום, שבו מתנהל עסק, או משלח - יד, ולבדוק בין השאר – את המלאי, קופה, פנקסים, חשבונות, מסמכים, רשומות, או תעודות אחרות הנוגעים לאותו העסק, או לאותו משלח - יד, ולדרוש הסברים בקשר לכך.
על המפקחים להזדהות ולהציג את תעודת עובד הרשות בעת הביקורת.

ביקורת חשבונות של העסק תבוצע בדרך כלל על ידי 2 מבקרים או יותר. המפקחים רשאים לערוך ביקורת חשבונות במקום שבו מתנהל העסק או משלח-יד: חנות, משרד, מפעל, מחסן, ארכיון, וכל מרחב אחר המהווה חלק מהעסק או משרת אותו. כמו כן, ניתן לדרוש מבעל העסק לגלות היכן מצויים הפנקסים, החשבונות והמסמכים של העסק, ולהיכנס למקום הימצאם, לבדוק אותם ולדרוש הסברים.