בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

ניהול פנקסי חשבונות - כל מה שאתם צריכים לדעת

כלל ידוע לכל עצמאי הפותח עסק הוא כי לעסק קיימים שותפים בכירים וחשובים בדרגתם אך סמויים מעין-מס הכנסה, מע"מ והמוסד לביטוח לאומי.
שותפים אלו הנם שותפים סקרניים וערניים וככל שותף רוצים חלק מן העוגה.
ככל שותף טוב אשר רוצה לדעת כמה העסק הרוויח (על מנת לקבל את חלקו ההוגן ?! בעוגה), גם שותפים אלו מעוניינים להסתמך על ספרי העסק לצורך קבלת מידע מהו הרווח האמתי ועליו לקבל את חלקם. עד שנת 1974 היה ניהול פנקסי החשבונות במידה מסוימת לא מוסדר כאשר לא חלו הנחיות מחייבות. החל משנת 1975 ובעקבות המלצת ועדה בנושא (ועדת פרופ' בן שחר) הוסדר הנושא, כאשר שנויים הוכנסו בפקודת מס הכנסה ובחוק מע"מ ( ביטוח לאומי בעניין זה הוא פסיבי ומסתמך על מס הכנסה ומע"מ, כלומר אין הנחיות עבור ניהול פנקסי חשבונות הקשורות לביטוח לאומי ולעניינינו הוא יוצא עכשיו מהתמונה ).

בפקודת מס הכנסה הוסף סעיף מס' 130 המתחיל בצורה הבאה:
"לצורך השומה רשאי המנהל ( מנהל רשות המסים ) להורות, דרך כלל לסוג מסוים של נישומים, על ניהול פנקסי חשבונות של הכנסה הנובעת מעסק או ממשלח יד..........).

ניהול פנקסי חשבונות

בחוק מע"מ נקבע סעיף מס' 140 הקובע:
" המנהל (מנהל רשות המסים) רשאי לקבוע טפסים הדרושים לביצוע חוק זה וצורתם של פנקסי החשבונות ורשומות אחרות שחייב במס חייב לנהלם, ורשאי הוא להורות על שימוש בטפסים, פנקסים או רשומות כאמור".
מכוח סעיפים אלו (ואחרים כמו חוק החברות במידה ומדובר בחברה בע"מ) אנו כנישומים/עוסקים חייבים בהנהלת חשבונות חד צדית/דו צדית וכן מנהלים פנקסים שונים.
חשוב לדעת כי ניהול פנקסי החשבונות הוא חובה ולא בהתנדבות. אי-ניהול פנקסי החשבונות במדויק לפי דרישות החוק עלול לגרור אחריו צעדים עונשיים מצד שותפינו הבכירים שעלולים לעלות לנו ממון רב.
עובדה נוספת היא שבעת פתיחת עסקכם החדש לא תקבלו שום הדרכה מהם הוראות ניהול פנקסי החשבונות החלות עליכם (עובדה שכידוע לא פוטרת אותנו מקיום החוק, כי כידוע אי ידיעת החוק אינה פותרת אותנו מביצועו ככתבו וכלשונו). כלומר, בעת פתיחת תיק במע"מ ובמס הכנסה לא תקבלו שום הדרכה אילו הוראות ניהול פנקסי חשבונות חלות עליכם ומה עליכם לעשות בדיוק על מנת לעמוד בדרישות החוק.

מעבר למכתב סטנדרטי מפקיד השומה אליו שייך תיקכם במס הכנסה המברך אתכם על פתיחת העסק ומסב את תשומת הלב על החובה בניהול פנקסי חשבונות לא תקבלו שום הדרכה ושום עזרה.

ובכן במה בכלל מדובר?
ראשית, הוראות ניהול פנקסי חשבונות מחולקות לענפים שונים אשר עליהן חלות הוראות שונות לניהול פנקסי החשבונות.

הענפים המדוברים הם ענפים כלכליים, לדוגמא: יהלומנים, סוכני ביטוח, תחנות דלק, חקלאים, נותני-שירותים וכיוב'...... סך הכל קיימות 17 הוראות ענפיות.
על מנת לדעת מהן הוראות ניהול פנקסי החשבונות החלות עליכם הרי ראשית עליכם לשייך את עצמכם לאחד מהענפים המוזכרים. לאחר השיוך הענפי ובהתאם למחזור השנתי האחרון הידוע וכן מספר העובדים בעסק ייקבע האם עליכם לנהל הנהלת חשבונות חד- צידית או דו-צדדית, ייקבע אילו ספרים יש לנהל, מה יש להוציא כנגד תקבול (קבלה/ חשבונית עסקה/חשבונית מס) וכיוב'..... .

כעקרון, ובניגוד למה שרבים סוברים המעקב אחרי עסקאות איננו מתחיל רק עם הוצאת חשבונית מס / עסקה ו / או קבלה אלא הרבה לפני כן.
מס הכנסה ומע"מ קובעים כי כבר עם הבעת התעניינות בשירותים אותם אתם מציעים יש לרשום זאת בספרים. כלומר, אם אתם נותני - שירותים הרי כבר בעת הזמנת שירות תדרשו לרשום אותו בספר הזמנות כאשר ידוע שמהזמנה יכול ויכול שלא תצא עסקה, אך במידה והוצאתם חשבונית מס על שירות שנתתם והוא לא רשום בספר הזמנות (ולא מדובר על עבודה שבוצעה מידית בנוכחות המזמין) הרי נהגתם באופן לא תקין.
להלן התייחסות למספר ספרים חשובים, סוג התיעוד וכן התייחסות לנושא אי רישום תקבול:

ספר קופה

ספר כרוך או קובץ קבוע במערכת הנהלת חשבונות כפולה. בספר זה יש לרשום כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד והתאריך....... הספר יוחזק במקום החזקת המזומנים ויוצא רק לרישומים ( בסוף כל יום ) כאשר הדפים יסוכמו בדיו ובסוף כל חודש תירשום היתרה בדיו. במידה ואתם מפקידים באופן קבוע בחשבון העסקי של העסק את התקבולים העסקיים ביום קבלתם או למחרת אתם רשאים לא לרושמם בספר הקופה. במקרה זה יש לשמור את טופסי ההפקדה (מומלץ לרשום ליד כל המחאה או שורה בהפקדה את מספר הקבלה) וכן את דפי הבנק כחלק ממערכת הנהלת החשבונות.

ספר תקבולים ותשלומים

ספר כרוך או חשבון תקבולים ותשלומים במערכת הנהלת חשבונות כפולה (ניתן לנהל שני ספרים: ספר תקבולים וספר תשלומים). בספר זה יש לרשום את התקבולים (מי שמנהל ספר קופה יכול לרשום ריכוז יומי) וכל תשלום הנוגע להוצאות ( כולל קניית רכוש קבוע לעסק ) בציון התיעוד והתאריך. את הרישום בספר זה יש לבצע לא יאוחר מתום 30 ימים מתום החודש שבו בוצעה הפעולה. ( ניהול הספר הינו הצעד הראשון בתהליך של ניהול פנקסי חשבונות מסודר ויעיל )

ספר הזמנות

ספר כרוך או קובץ קבוע במחשב ובו יירשם:

א. מספר סידורי של ההזמנה.
ב. תאריך קבלת ההזמנה.
ג. שם המזמין ומענו.
ד. תיאור הטובין או השירות שהוזמנו.
אין חובה לרשום הזמנת שירות המבוצע בנוכחות המזמין. בעת קבלת הזמנה אפשר לפתוח חשבונית (עסקה/מס) ולרשום בה את שם המזמין ומענו ותיאור של השירות ואז אין צורך לרשום בה את שם המזמין ומענו ותיאור השירות (צורות שונות של ספר הזמנות קיימים למקצועות שונים כמו ספרי עבודות, ספר עסקאות אצל מתווך מקרקעין וכיוב').

ספר פדיון יומי

ספר כרוך ובו יירשם:
א. שם הנישום.
ב. התאריך בתחילת כל יום.
ג. סכום כל תקבול בנפרד שהתקבל תמורת מכר או שירות. אין חובה לרשום בספר פדיון יומי סכומים שקבלתם נרשמה בשובר קבלה או בחשבונית או ישירות בספר קופה או בספר תקבולים ותשלומים במועדים המחויבים בחוק.
ד. סיכום בדיו של כל התקבולים אשר ייעשה בסוף אותו יום או למחרתו בבוקר. (ספר זה מיועד לקמעונאים קטנים אשר מוכרים לדוגמא בדוכן בקניון ואינם יכולים מפאת קוצר בזמן וריבוי קונים להוציא קבלה/חשבונית מס לכל קונה, ומאפשר להם בזריזות לרשום את המכירה בספר הפדיון היומי. אם נחשוב על זה אז זו המקבילה הידנית לקופה רושמת )

שובר קבלה

שובר קבלה יכלול:
א. מספר עוקב.
ב. שם הנישום, מספר תעודת זהות או מספר החברה במשרד רשם החברות.
ג. תאריך.
ד. שם המשלם ומענו, להוציא מכירות קמעוניות במזומן. במידה ומענו של המשלם ידוע לנישום-אין חובה לציינו.
ה. סכום התקבול.
ו. מהות התקבול או ציון החשבון שיש לזכות.
ז. חתימת המקבל.

תעודת משלוח

חלק נוסף בתהליך ניהול פנקסי חשבונות הינו יצירה של תעודת משלוח. תעודת משלוח היא חובה ליצרנים, סיטונאים, חקלאים ויהלומנים. במידה והסחורה נשלחת עם חשבונית מס הכוללת את שעת המשלוח הרי ניתן לא להוציא תעודת משלוח. תעודת משלוח תנוהל בספר כרוך ותכלול את הפרטים הבאים:
א. שם הנישום, מספר תעודת זהות או מספר החברה במשרד רשם החברות.
ב. תאריך המשלוח (בתעודת המשלוח שהיא המקור יש לציין שעת יציאה ללקוח).
ג. שם הלקוח ומענו. היה מענו של הלקוח ידוע לנישום-אין צורך לציינו.
ד. תיאור הטובין המאפשר זיהויו.
ה. היחידה שלפיה נמדדת הכמות.
ו. הכמות.
ז. חתימת הנישום או אדם מטעמו.

חשבונית מס

תיעוד פנים שהוא חשבונית מס יכלול
א. שם העוסק המורשה, מענו, הכותרת "חשבונית מס". המילים "עוסק מורשה" ומספר הרישום במשרד מס ערך מוסף - הכל בדפוס (אסור לקנות ספר חשבוניות (כנ"ל קבלות) ב"סטימצקי" ולשים חותמת!!) .
ב. המלה "מקור" בדפוס על מקור חשבונית המס.
ג. מחיר ליחידה ללא מס ערך מוסף.
ד. תאריך.
ה. אם חשבונית המס מתייחסת לתעודת משלוח/תעודות משלוח הרי יש להתייחס למספר תעודת המשלוח ותאריכה.
ו. שם הלקוח ומענו (להוציא מכירות קמעונאיות במזומן), אלא אם כן על המכירה חל מס ערך מוסף בשיעור אפס או שהמכירה פטורה מהמס האמור. היה מענו של הלקוח ידוע לנישום-אין חובה לציינו.
ז. במידה וחשבונית המס לא מתייחסת לתעודת/תעודות משלוח יש לפרט את תיאור הטובין בצורה המאפשרת את זיהויו או תיאור השירות, היחידה לפיה נמדדת הכמות, הכמות, מחיר היחידה (למעט מקרים שבהם לא נהוג לקבוע מחיר היחידה).
ח. סכום החשבונית.

אי רישום תקבול

סעיף 145 (ב) לפקודת מס הכנסה קובע כי אם היה אי רישום תקבול יראו את ספרי הנישום כפסולים, זולת אם שוכנע פקיד השומה כי הייתה סיבה מספקת לאי הרישום.
עד שנת 1993 פסילת הספרים הייתה אוטומטית. החל משנת 1993 ניתן להגיש בקשה לפקיד השומה או סגנו (בפועל ההליך יהיה תמיד מול סגן פקיד השומה) לבחינה חוזרת של פסילת הספרים כאשר בהתאם לשיקול דעתו ניתן להסתפק באזהרה בלבד שלפיה אם האירוע לא יחזור על עצמו במשך 12 חודשים הספרים לא ייפסלו.
חשוב להבין כי אי הוצאת שובר קבלה / סרט קופה רושמת / אי רישום בספר פדיון יומי בנוכחות המשלם ועזיבתו את העסק ללא תיעוד התקבול ייחשבו ברובם המכריע של המקרים כעילה לפסילת ספרים. נדרשת סיבה חריגה ביותר על מנת לקבל את הסברו של הנישום מדוע לא לפסול את ספריו. להלן הסנקציות כנגד נישום / עוסק שספריו נפסלו:

בפקודת מס הכנסה

א. סמכות פקיד שומה להתיר הוצאות לפי מיטב השפיטה.
ב. אי התרה של הפסדים משנים קודמות (אשר עוברים לשנה בה יהיו ספרים קבילים).
ג. לא יחול שיעור המס המופחת (בעיה בקבלת אישור על פטור מניכוי מס במקור).
ד. לצורכי קבלת החזר מס, יש להוכיח לפקיד השומה שהעילה של הפסילה בשנה הקודמת כבר לא קיימת לגבי שנה זו.
ה. העמדה לדין או תשלום קנס מנהלי (כופר).

בפקודת מע"מ

א. קנס של 1% מסך מחזור העסקאות שנת המס בה נפסלו הספרים.
ב. למע"מ קיימת האפשרות לא לקבל את דוחות מע"מ שהוכנו על ידי רואה החשבון ( המשמעות היא אי הכרה במע"מ תשומות והקטנתו וצד שני הגדלת העסקאות המדווחות ).
ג. סמכות מנהל תחנת מע"מ להוציא שומה לפי מיטב השפיטה.
ד. העמדה לדין או תשלום קנס מנהלי ( כופר ).

אין ספק שפעולת ניהול פנקסי חשבונות הינה עבודה מורכבת ששמורה רק למקצוענים ובעלי ניסיון. מומלץ להתייעץ לפני עם יועצים, רואי חשבון, מנהל חשבונות מנוסים ועוד.

יצירת קשר

נציגנו ישמח לתת לך הצעת מחיר לכל אחד מהמסלולים בפגישה אישית