בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

מערכת הנהלת חשבונות

כשאנו מדברים על מערכת הנהלת חשבונות, למה אנו מתכוונים?
בדרך כלל הכוונה היא לתוכנה להנהלת חשבונות " " חשבשבת ", " ריווחית ", " Sap " ," Priority ", " לירם ", " חישובית זהב " ועוד תוכנות רבות.
מספר התוכנות הקיימות כיום הינו רב, חלקן פשוטות מאוד ומיועדות לביצוע משימות ספורות כמו הוצאת מסמכים (חשבוניות מס, קבלות, הזמנות, תעודות משלוח ועוד') חלקן כבר כוללות גם הפקת דוחות כמו דוח רווח והפסד, תזרים, תקציב וחלקן אף תוכנות מסוג ERP.
אין ספק כי בתחום התוכנות קיים כיום היצע נרחב לכל סוגי העסקים מעוסקים פטורים דרך עוסקים מורשים ועד לחבורת בע"מ אבל התוכנות הן רק חלק ממערכת הנהלת החשבונות גם אם חלק חשוב מאוד.
בראייה רחבה אנו צריכים להסתכל על מערכת הנהלת החשבונות כלב הפיננסי של העסק. כמו כל לב, הדרישה שלנו היא למערכת בריאה, חזקה, מספקת חמצן בזמן ומנקה את הזבל. בהתאם לאנלוגיה ששרטטנו איך אנו מסתכלים על מערכת הנהלת חשבונות ובעצם מה היא כוללת?

על מנת להסתכל על מערכת הנהלת חשבונות, עלינו בעצם להסתכל על מערך הניהול הפיננסי של העסק.

ניהול פנקסי חשבונות

 

השלבים למערך הניהול הפיננסי של העסק

תקציב

תקציב הינו תכנית פעולה פיננסית של העסק לשנה הקרובה. חשוב שהתקציב ישקף את היעדים הפיננסיים של העסק ואת החזון שלו, אחרת מדובר במסמך חסר משמעות. ניתן לבנות תקציב מלמעלה למטה (Top-down - ההנהלה " מנחיתה " מספרים על צוות הארגון) או מלמטה למעלה (Bottom-up – צוות הארגון מעורב ומסייע בבניית התקציב ולכן מחויב לו). התקציב נבנה בצורה הבאה:

1. ניתוח מרכזי רווח – במידה וקיימים בעסק מרכזי רווח, חשוב לבנות את התקציב בהתאם למרכזי הרווח.

2. תקופת התקציב – התקציב צריך להיות ערוך ברמה חודשית, ובמקרים מסוימים ניתן שיהיה גם ברמה הרבעונית

3. התחשבות בעונתיות – בעסקים מסוימים קיימת עונתיות משמעותית ולכן יש להתחשב בכך בעריכת התקציב ברמה החודשית ולהטמיע אותה בתוך מערכת הנהלת חשבונות

4. מבנה התקציב - חייב להתאים למבנה המאזן הבוחן והנהלת החשבונות, בכדי לאפשר בקרה יעילה.

5. הכללת כל ההוצאות וההכנסות הצפויות של העסק, לרבות הכללת סעיפים תקציביים לא צפויים

6. רמת פירוט רבה של הנחות התקציב – חשוב לבנות את התקציב על בסיס כמויות ומחירים ידועים וצפויים ולא כמספרים " גלובליים ". בדרך זו גורמים שונים בעסק יוכלו לבחון את סבירות הנתונים ולהציע שינויים

7. התייחסות לנתוני העבר – בניית התקציב צריך שתהיה מבוססת על נתוני הביצוע של התקופה הקודמת תוך בחינת השינויים הצפויים בתקופה הבאה. במידה ומדובר בתקציב ראשון ניתן להיעזר בנתונים ענפיים, נתונים מעסקים דומים וכיוב'

8. בניית מודל מרכזי קל להבנה (דוח מרכז), עם פירוטים רבים שניתן לגשת אליהם

9. בנייה " גמישה " – חשוב לבנות את קובץ התקציב כך שניתן יהיה לשנות את ההנחות בקלות וללא עבודה רבה.

 

שירותי ניהול מלאי וחשבונות חכמים

תזרים מזומנים

דבר נוסף שנצטרך בתוך מערכת הנהלת חשבונות - עסקים רבים סובלים מבעיות מימון של הפעילות. כאשר מדובר בעסק שאינו רווחי לאורך זמן, בעיית התזרים הינה רק סימפטום של בעיית הרווחיות. למרות זאת, גם עסקים רווחיים, עשויים לסבול מבעיות תזרים, בשל הצורך לממן את הפעילות (הון חוזר), או בשל אי התאמת האשראי הבנקאי לצרכי העסק. תחזית תזרימי מזומנים אמינה, תסייע לעסק להעריך את צרכי האשראי העתידיים של העסק ולדאוג לאשראי בנקאי, או חוץ בנקאי מתאים.
עבודה המותאם לארגון ברמה הגבוהה ביותר.

ניתוחי כדאיות

מפעם לפעם, נתקל בעל העסק בסוגיה בעלת משמעות פיננסית כגון, רכישת ציוד יקר, הגשת הצעה למכרז גדול, הקמה או סגירה של מחלקה או קו יצור חדש ועוד. במקרים אלו, יש לערוך ניתוח כדאיות מקיף הכולל שיקולים כלכליים, שיקולי רווח והפסד, שיקולי מימון ושיקולי מס. חשוב מאוד להימנע מהנטייה לקבל החלטות "מהבטן" או "מהלב".

ניהול סיכונים ובניית מערך בקרה פנימית

מערכת הנהלת חשבונות תכלול בתוכה גם פן של ניהול סיכונים ובניית מערך בקרה פנימית: בניהול עסק קיימים סיכונים עסקיים רבים ומגוונים כגון, סיכוני מטבע, סיכוני ריבית, סיכוני רגולציה, סיכוני שוק, סיכוני לקוחות, סיכוני נזילות ועוד. חשוב לבנות מערך בקרה פנימית נאותה, שתבטיח את מזעור הסיכונים האמורים לעיל. יש לערוך בעסק סקר סיכונים שיסייע למפות את הסיכונים, ובהתאם לתוצאות הסקר לבחון מהן הדרכים לניהול הסיכונים ומזעורם. לעיתים גודל העסק מכתיב את הצורך בבקרה פנימית נאותה אך לעיתים גם בארגונים קטנים יחסית קיימת חשיבות רבה לכך, בשל המורכבות הרבה של הפעילות ובשל אופי הסביבה העסקית בה הם פועלים.
כדאי וחשוב שהעסק ישתמש בשירותיו של מבקר פנים (עובד הארגון או חיצוני), בכדי שזה יסייע לבחון את הבקרות הפנימיות ולנהל את הסיכונים.

תמחיר

תמחיר (Costing) הוא אחד הכלים החשובים בתחום של חשבונאות ניהולית חכמה אשר תפקידו לסייע בחישוב, בניתוח וברישום עלויות של מוצרים או שירותים עבור יחידת ייצור (מחלקה, קו מוצרים, הזמנה, מוצר וכו'). התמחיר, במסגרתו נערך ניתוח העלויות, מסייע בניתוח שיעורי רווחיות ומהווה בסיס אפשרי לקביעת מחירי המכירה של המוצר או השירות (המחרה Pricing). ניהול תמחיר בעסק מסייע באספקת מידע שוטף וחשוב להנהלה בנוגע לעלויות הייצור ורמת הרווחיות בעסק עבור יחידת ייצור מוגדרת. התמחיר משמש גם ככלי פיקוח ובקרה ומאפשר לשפר את רמת היעילות התפעולית בעסק.

תמחיר מסייע גם בקבלת החלטות ניהוליות חשובות כגון:

  1. החלטות ייצור
  2. ביטול מחלקות או קווי ייצור של מוצרים
  3. קביעת מחירי המכירה
  4. ביצוע השקעות
  5. העברת תהליכים ותתי תהליכים מהעסק החוצה למיקור חוץ (Out Sourcing)
  6. איתור נקודות האיזון בייצורבביצוע תמחיר יש לסווג את עלויות הייצור על פי הקטגוריות הבאות

עלות ישירה

כל עלות המשויכת באופן ישיר ליחידות הייצור. למשל חומרי גלם ועבודה ישירה בייצור. שינוי בכמויות הייצור לא ישנו את העלות הישירה ליחידה.

עלות עקיפה

כל עלות אשר לא ניתן ליחסה באופן ישיר ליחידות הייצור. למשל מסים מוניציפאליים המשולמים עבור המפעל. את ייחוס העלויות העקיפות בתמחיר יש לבצע באמצעות מפתחות העמסה מתאימים כגון מספר היחידות המיוצרות, שעות עבודה, צריכת חומרי גלם וכו'.

עלות משתנה

כל עלות אשר משתנה כפונקציה של הייצור. הדוגמא המובהקת לכך היא חומרי גלם ועבודה ישירה אך גם עלויות חשמל בייצור המושפעות מהיקפי הייצור בפועל.

עלות קבועה

כל עלות אשר איננה משתנה כתוצאה משינוי בהיקף הייצור. לדוגמא דמי שכירות של המפעל. גידול בכמות הייצור תקטין למעשה את העלות הקבועה ליחידה ולהיפך.

תכנון מבנה האשראי

האשראי מחולק לזמן קצר/ בינוני וארוך.
לזמן הקצר מתאים אשראי בנקאי, פקטורינג, ספקים, "שוק אפור" ובמידה מסוימת כרטיסי אשראי. לזמן הבינוני מתאים אשראי בנקאי, כרטיסי אשראי. לזמן הארוך מתאים אשראי בנקאי, קרנות , חברות ביטוח , אשראי חברתי.

איך אנחנו בכלל בונים את מסגרות האשראי?
הבנייה של מסגרת האשראי מתחילה בהגדרת צורכי האשראי של העסק - אשראי לקוחות ומלאי - זהו אשראי לזמן קצר. פיתוח, פרסום, קווי ייצור – זהו אשראי לזמן בינוני. רכוש קבוע / עלויות הקמת העסק - אשראי לזמן ארוך (5-7 שנים). בעת הכנת תכנית עסקית להקמת העסק ובהתאם להנחות שיש בה יש להגדיר את המסגרות ואת האשראי הנדרש.

ניהול כספי תקין בהתאם לדיני המס

ניהול כספי ותזרים מזומנים שאינו תקין בהתאם לדיני המס, חושף את הארגון, את בעליו וגם את נושאי המשרה שלו, לסנקציות כלכליות ופליליות. סיכון זה גדל משמעותית בשנים האחרונות עקב שינויי חקיקה ופסיקה. גם בהיבט זה, לעיתים ארגון מוצלח יכול להיקלע לקשיים כלכליים, בשל ביקורת אקראית של רשויות המס, שחושפת ליקויים בספרי החשבונות שלו. ליקויים כאלו עלולים לגרור פסילת ספרים ( במקרה הגרוע ) או הפרשי מס לתשלום וקנסות (במקרה הפחות גרוע). לעיתים מדובר בסכומים גבוהים לתשלום שלארגון אין משאבים לשלם אותם והמשמעויות הפיננסיות עשויות להיות הרסניות עבורו.

יצירת קשר

נציגנו ישמח לתת לך הצעת מחיר לכל אחד מהמסלולים בפגישה אישית