בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

חשבוניות ממוחשבות

ההתפתחות המהירה בשנים האחרונות בתחום תקשורת המחשבים מאפשרת העברת קבצים בין מחשבים באיכות גבוהה אשר רק לפני שנים בודדות נראתה בלתי אפשרית. חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001, (חוק חתימה אלקטרונית הגדיר מאפיינים טכנולוגיים מסוימים, אשר מאפשרים לפעול בסביבה טכנולוגית המוגדרת בחוק) הקטין את הסכנות הכרוכות במשלוח מסמכים באינטרנט והוא מאפשר וודאות בפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני על ידי הבטחת תוקפן המשפטי של פעולות אלה וזיהוי וודאי של החותם לרבות הפקת חשבוניות ממוחשבות.

חשבוניות ממוחשבות ורשויות המס

בעבר (עד סוף שנת 2003) מסמכים שהתקבלו באמצעות תקשורת מחשבים לא הוכרו ע"י רשויות המס. מסמך המקור צריך היה להימסר ללקוח באופן פיזי, בין אם הספק ניהל פנקסים ידניים או ממוחשבים, ולא בדרך של משלוח קובץ באמצעות האינטרנט. כך למשל, חשבונית - מס שהתקבלה באמצעות האינטרנט לפני 2004 לא הוכרה לצורך ניכוי הוצאה במס הכנסה ולא לצורך קיזוז מס תשומות במע"מ.
בחודש יוני 2003 וינואר 2004 בוצעו תיקונים בהוראות מס הכנסה ( ניהול פנקסי חשבונות ) התשל"ג-1973 ובעקבותיהם קמה האפשרות לעשות שימוש במסמכים ממוחשבים (לרבות חשבוניות ממוחשבות) הן לצורך ניכוי הוצאות לצרכי מס והן לצורך קיזוז במע"מ תשומות לצרכי מע"מ.

סעיף 18ב(א) להוראות ניהול פנקסים קובע כי נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב, לאחר שנרשמו במערכת חשבונותיו את המסמכים הבאים
1. קבלה.
2. חשבונית מס.
3. חשבונית מס זיכוי.
(חשוב לשים לב כי אין שינוי לגבי קופה רושמת ותעודת משלוח הסיבה היא שסרט קופה רושמת מנוהל בעיקר בעסקים בעלי אופי מסחרי ולכן יש חשיבות למסירת תלוש המכירה ללקוח בעת ביצוע העסקה, תעודת משלוח היא מסמך שמלווה עם מסירת סחורה ולכן חשוב למסור אותו פיזי וגם לקבל את חתימת המקבל על עותק שנשאר אצל מוסר הסחורה).
הדרך שבה מחויב עורך התיעוד לשלוח את התיעוד שהותר לו באופן ממוחשב היא ב " מסמך ממוחשב " . מסמך ממוחשב הוא מסמך שנוצר, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים. המסמך חתום ב " חתימה אלקטרונית מאושרת " או ב "חתימה אלקטרונית מאובטחת " של עורך החשבונית.
הדרך ליצירת המסמך הממוחשב רלוונטית לשולח בלבד. עסק המעוניין להפיק חשבוניות מס בצורת מסמך ממוחשב רוכש בדרך כלל תוכנת מדף המפיקה חשבוניות ממוחשבות כאשר על החשבונית הממוחשבת חייבות להופיע המילים "מסמך ממוחשב" והוא נחתם בחתימה אלקטרונית.

הפקת חשבוניות מס ממוחשבת

 

דברים נוספים שחשוב לדעת על חשבוניות ממוחשבות

1. עוסק המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים, חייב על כך לפקיד השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. דרישה זו נועדה לאפשר לפקיד השומה להתאים את אופן הביקורת לעסק, להיערך בהתאם מבחינת כוח האדם הדרוש לביצוע ביקורות של חשבונויות ממוחשבות ולאפשר לו להעריך את היקף השימוש במסמכים ממוחשבים בעסק.

2. עוסק המבקש לשלוח ללקוח חשבוניות ממוחשבות חייב את הסכמתו. רק לאחר הסכמת המקבל ניתן לשלוח לו חשבונית ממוחשבת, ההסכמה צריכה להתקבל לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון הסיבה היא שהקבל בעצם צריך לאשר כי יש לו את הטכנולוגיה לקבל את החשבונית הממוחשבת ולשמור אותה במערך הנהלת החשבונות אצלו.

התמורה מהלקוח בגין חשבוניות ממוחשבות תהיה באחד מהאמצעים המפורטים להלן, ובאופן שיאפשר את זיהויים של הצדדים לעסקה: כרטיס אשראי של הלקוח כאשר השובר ערוך לפקודת הנישום, שיק משורטט על שם הספק שנכתב עליו "לא סחיר", לפקודת הספק בלב, העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לזכות חשבון הבנק של הספק הכלול במערכת חשבונותיו.

העסק חייב לשמור את המסמך הממוחשב ששלח כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו. העובדה שהמסמך האלקטרוני הופק ע"י העסק מתוך קובץ קבוע וכי הקובץ הקבוע כלול במערכת החשבונות שלו אינה פותרת אותו משמירת המסמך הממוחשב שנשלח כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. זאת, במטרה לאפשר בעת ביקורת, בין היתר, לבדוק את המסמך שנשלח בפועל למול הנתונים במערכת החשבונות של השולח ואת צורת החתימה על המסמכים.

במקרה בו המסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקת מקור התיעוד, התיעוד שנסרק הוא תיעוד נייר שמקורו בהדפסה מתוך מערכת של חשבוניות ממוחשבות או עותק מקור ממערכת חשבונות ידנית. בנוסף לשמירת המסמך הממוחשב, מחויב העסק לשמור גם את מקור התיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב. עותק המקור יישמר במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.

יצירת קשר

נציגנו ישמח לתת לך הצעת מחיר לכל אחד מהמסלולים בפגישה אישית