בא לעסק - הנהלת חשבונות חכמה

הכללים להתמודדות נכונה עם ביקורת חשבונות בעסק

 

  1. יש להימנע מלהפגין מתח וחרדה.
  2. יש להימנע מתגובות אימפולסיביות, ולהשיב לשאלות המבקרים מתוך שיקול דעת ומתוך ידיעה מלאה של הנושא.
  3. יש לתעד כל התנהלות של המפקחים שאינה מתיישבת עם ההנחיה לפיה עליהם לגלות אדיבות, סבלנות וסובלנות ולהימנע מלהפריע למהלך הפעילות הסדירה של העסק.
  4. יש לשתף עמם פעולה ולהימנע מהסחות דעת. אם בעסק נוכחים יותר מאדם אחד, האדם הבקיא ביותר בהתנהלות העסק יתמקד בביקורת.
  5. בעת ספירת הקופה, יש להתרכז, להיות רגועים לקחת בחשבון את מלאי הפתיחה של המזומנים בקופה שהופקד בה עם תחילת יום העבודה לצורכי מתן עודף.
  6. יש לקרוא היטב את דו"ח הביקורת על מנת לוודא כי הדו"ח משקף במדויק את מהלך הדברים. אדם המתקשה בקריאה יעמוד על זכותו להקראת הדו"ח ע"י המבקרי אם יש הערות יש לכתוב אותן באופן ברור.
  7. לאחר סיום הביקורת, יש להעביר את העתק דו"ח הביקורת שנותר בידך מיידית לעיון יועץ מס / רואה חשבון

 

הנהלת חשבונות חד צידית וחישובים מסחריים

 

סמכויות מבקר החשבונות החיצוני

כלומר, מלבד העסק עצמו, ניתן לערוך את ביקורת החשבונות במשרדי רואה החשבון, מנהל החשבונות, או יועץ המס של העסק, אם בפועל, על פי מה שמסר בעל העסק, נמצאים אצלם פנקסים, חשבונות ומסמכים של העסק. אך לא בביתו הפרטי של הנישום /עוסק (אלא אם יש חשד סביר, שמוחזקים בה מסמכים הקשורים לעסק).

המפקחים רושמים בדו"ח ביקורת חשבונות את ההסברים של הנישום/ עוסק על כל גרסאותיו כלשונן, ואף מאפשרים לו לצרף את הסבריו לממצאי הביקורת. כל טופס או מסמך, לרבות דו"ח הביקורת, ייחתם ע"י המבוקר לאחר שקרא אותו או שהוקרא לו. עותק אחד מכל טופס יימסר למבוקר בכל מקרה בגמר הביקורת, גם אם לא חתם עליו, בציון הסיבה לסירוב.
לפעמים, המפקחים עורכים תצפיות בפנים העסק ומחוצה לו, וכן מבצעים "קניית ביקורת" על מנת לבדוק רישום תקבולים. בבדיקה כזו אסור למבקרים להכשיל את בעל העסק, ועליהם למסור את הכסף לידי המוכר או קופאי. המפקחים נדרשים להקפיד לתת שהות מספקת לרשום את התקבול.

 

ספירת קופה

ספירת קופה נעשית על מנת לערוך השוואת המזומנים לרישומים בקופה. הספירה נעשית ע"י המבוקר בלבד. במידה והמבוקר מבקש ספירה חוזרת יש לאפשר לו זאת. במידה והמבוקר טוען שהקופה או חלקה מצויה בכיסו, הדבר יצוין בטופס ספירת הקופה והמבוקר יידרש לחתום על כך, ולאחר מכן תיערך הספירה על ידו.
הוראת ביצוע מס הכנסה 2/97, קובעת כי ביחס לחוק יסוד כבוד האדם וחירותו שנחקק בשנת 1992. הרי כל אדם זכאי לפרטיות ולצנעת חייו , אין נכנסים לרשות היחיד של אדם שלא בהסכמתו ולא עורכים חיפוש ברשות היחיד של אדם, על גופו, או בכליו. על רשויות המס, לכבד את צנעת הפרט ולא לחדור לפרטיותו.

 

סמכויות המבקר על פי חוק

לאור האמור, נקבע בהוראת הביצוע:
1. למבקרים סמכות לדרוש מבעל עסק להראות להם כל מסמך בעסק שאינו נמצא על גופו של בעל העסק או בכיסיו, או בתיקיו וכיוצא באלו חפצים אחרים.
2. למבקרים אין סמכות לדרוש מבעל העסק לרוקן את כיסיו או להראות להם את תוכן ארנקו אם לא נצפה מסמך שניתן להניח לגביו שהוא מסמך עסקי או תקבול.
3. למבקרים אין סמכות לערוך חיפוש על גופו של בעל העסק.
4. למבקרים סמכות לדרוש מבעל העסק לפתוח כל מקום או חפץ סגור (למשל, מגירות וארונות) הנמצא במקום העסק כדי לבדוק אם נמצאים בו מסמכים הנוגעים לעסק. בעל העסק רשאי לסרב לכך ולמבקרים אין סמכות לעשות זאת בעצמם (אלא אם כן הם יודעים בוודאות כי נמצאים בהם מסמכים הנוגעים לעסק).
5. במקרה של סירוב, יצוין הסירוב בדו"ח הביקורת באופן מפורט תוך החתמתו של בעל העסק על חלק זה מתחת להערה שנרשמה. לאחר רישום הערה כאמור ימשיכו המבקרים בביצוע הביקורת כרגיל.
במידה וסירוב נועד לכסות החזקת תקבול או מסמך עסקי אחר, הדבר עשוי לגרור פסילת ספרים, ואף אישום פלילי בעבירה של הפרעה בשעת מילוי תפקיד (סעיף 134ב לפקודה).
תפיסת מסמכים ע"י המבקרים תעשה אך ורק לאחר שקבלו אישור בכתב מפקיד השומה, או בהסכמת הנישום בכתב.
בביקורת בסביבה ממוחשבת או בעסק בו מופעלת קופה רושמת, נאסר על המבקרים להפעיל את המחשב ו/או הקופה בעצמם, ועליהם לעשות זאת באמצעות המבוקר בלבד.
בפרקטיקה, נהוג לבצע ביקורות, גם כאשר בעל העסק אינו נמצא בעסק, ודי בנוכחותו של עובד המופקד על רישום התקבולים בקופה. העובד אינו חייב להשיב על דברים שהוא אינו בקיא בהם, והידועים לבעל העסק בלבד. במקרה כזה לא ייחשב הדבר לאי שיתוף פעולה או הפרעה לעובד ציבור במילוי תפקידו.

מקווים שקיבלתם ויישמתם את הטיפים ובהצלחה בביקורת החשבונות הבאה שלכם

למידע נוסף על שירותי הנהלת חשבונות של בא לעסק

 

יצירת קשר

נציגנו ישמח לתת לך הצעת מחיר לכל אחד מהמסלולים בפגישה אישית